Nell'era digitale, sta diventando sempre più difficile per i capi delle aziende di medie dimensioni mantenere i file riservati sotto chiave senza rendersi dipendenti dagli specialisti IT dell'azienda. Una cassaforte digitale per il capo può aiutare.
La cassaforte del capo che era comune ai vecchi tempi non serve più oggi perché i documenti sono tutti digitali e quindi non possono essere semplicemente chiusi a chiave. Molti capi, soprattutto nelle aziende di medie dimensioni, trovano molto difficile fidarsi ciecamente dell'amministratore IT, di un tirocinante o di una società di servizi esterna che può visualizzare tutti i dati sul server aziendale senza limitazioni. TeamDrive risolve questo dilemma con una cassaforte digitale solo per il capo, che lavora in modo completamente indipendente dal reparto IT dell'azienda.
Installazione sul laptop del capo
Hai bisogno del tuo laptop da capo. Su questo è installata una data room altamente sicura, a cui può accedere solo il proprietario del computer. I file in esso memorizzati vengono automaticamente crittografati e trasferiti in un cloud tedesco ad alta sicurezza. Il capo può accedere ai dati del suo caveau non solo dal computer dell'ufficio, ma anche da casa o in viaggio, anche tramite tablet o smartphone.
Le brevi istruzioni: scarica da www.teamdrive.com/download (non è richiesta la carta di credito), fai clic su "Installa" e attendi un minuto. Poco dopo apparirà una nuova cartella chiamata “TeamDrive”; tutti i file che vengono trascinati lì sono visti solo dal capo, non dal reparto IT. Il backup automatico nel cloud previene la perdita di dati. Il laptop deve essere dotato di una password non indovinabile per proteggerlo da accessi non autorizzati.
Livello di sicurezza del segreto professionale
Grazie alla tecnologia ad alta sicurezza, i dati riservati nel caveau digitale del boss non sono protetti solo dagli occhi interni, ma anche da aggressori esterni. TeamDrive soddisfa i requisiti di sicurezza per le persone soggette al segreto professionale come avvocati, giudici, medici, consulenti fiscali e revisori dei conti, che è considerato il più alto livello di sicurezza in Germania. "Con TeamDrive, i documenti digitali sono più sicuri che in qualsiasi IT aziendale perché nessun amministratore IT può avvicinarsi, nemmeno il nostro", assicura l'amministratore delegato Detlef Schmuck.
Né le autorità né gli hacker possono accedere ai dati
L'elevato livello di sicurezza deriva dalla crittografia end-to-end in combinazione con un'architettura a conoscenza zero. In parole povere: tutti i dati sono crittografati sia sul laptop che nella cassaforte dei dati e solo il capo ne ha la chiave. L'azienda TeamDrive non conserva chiavi di riserva o master ("conoscenza zero" significa che TeamDrive stesso non può accedere ai dati dei clienti). Anche in base a un ordine del tribunale, TeamDrive non poteva concedere alle autorità l'accesso al caveau del boss. "Non possiamo dare una chiave che non abbiamo", chiarisce Detlef Schmuck. La protezione contro gli attacchi degli hacker è ugualmente garantita: "Una chiave che non esiste non può essere rubata nemmeno dai criminali informatici", afferma Detlef Schmuck, amministratore delegato di TeamDrive.
La sincronizzazione dei dati tra il laptop del capo e la cassaforte dei dati avviene automaticamente. Anche se il laptop viene rubato, attaccato da hacker o diventa inutilizzabile, i documenti riservati rimangono al sicuro nel caveau. La protezione dell'accesso a due fattori contribuisce a un'ulteriore sicurezza. Ad ogni tentativo di apertura della cassaforte digitale, il capo riceve un messaggio sul suo smartphone: la data room confidenziale verrà aperta solo se il telefono del capo dà il suo esplicito consenso.
Tutti i requisiti legali soddisfatti
Altrettanto importante: TeamDrive soddisfa tutti i requisiti legali applicabili in Germania secondo il GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati) e GoBD (Principi per la corretta gestione e conservazione di libri, registri e documenti in formato elettronico). Ciò significa che sia i dati personali riservati, ad esempio sulla contabilità salariale, sia i segreti commerciali come calcoli o contratti possono essere archiviati nella cassaforte in modo legalmente conforme. Il fatto che TeamDrive sia completamente in mani tedesche, nonostante il nome dell'azienda anglicizzato, e che tutti i dati dei clienti rimangano nell'area legale della Repubblica Federale Tedesca contribuisce alla sicurezza.
Scambio di dati riservati
Se necessario, il capo può condividere i dati sicuri o parti di essi con persone di cui si fida, come un avvocato, un consulente fiscale, un revisore o un consulente aziendale. A tale scopo, hanno accesso a file selezionati archiviati nel caveau, per cui il capo può determinare chi può solo leggerli e chi può anche modificarli. In ogni caso, tutti gli accessi vengono registrati senza interruzioni, in modo da poter risalire esattamente a chi ha “toccato” quali file e quando.
Se il rapporto di fiducia viene interrotto, il capo può revocare in qualsiasi momento tutti i diritti di accesso dal proprio laptop. "Tutti questi processi possono essere controllati con pochi clic senza dover ricorrere all'aiuto di altre persone dell'azienda", spiega Detlef Schmuck, capo di TeamDrive. E aggiunge: "A 70 euro all'anno, i costi per la cassaforte del capo digitale altamente sicura sono accessibili anche per le piccole e medie imprese".
Altro su Teamdrive.com
Informazioni su TeamDrive TeamDrive è considerato un "software Sync&Share sicuro made in Germany" per l'archiviazione, la sincronizzazione e la condivisione di dati e documenti. La base è una crittografia end-to-end coerente che garantisce che solo l'utente stesso possa leggere i dati: né TeamDrive né alcuna autorità al mondo possono decrittografare i dati. Più di 500.000 utenti e più di 5.500 aziende di tutti i settori apprezzano questa sicurezza tecnica e giuridicamente vincolante.