Dall'inizio del 2022, le aziende hanno dovuto richiedere e presentare numerosi documenti in formato digitale. Ciò pone nuove sfide per la protezione dei dati operativi, poiché anche il GDPR deve essere rispettato.
Da quest'anno le aziende hanno dovuto richiedere numerosi documenti ai propri dipendenti in formato digitale, per i quali prima era sufficiente il formato cartaceo. Il fornitore di servizi dati con sede ad Amburgo TeamDrive sottolinea che si tratta di tutte le informazioni personali che devono essere archiviate in conformità con il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Da un lato, ciò include i documenti dei dipendenti come certificati di iscrizione, notifiche o altre notifiche della compagnia di assicurazione sanitaria o certificati di iscrizione per studenti lavoratori. D'altro canto, ciò riguarda anche i documenti creati dal datore di lavoro, come i registri ai sensi della legge sul salario minimo e della legge sul distacco dei lavoratori.
Archiviazione solo digitale
La base per i nuovi requisiti di digitalizzazione è la settima legge che modifica il quarto libro del codice sociale e altre leggi del 2020, che stabiliscono che i datori di lavoro possono conservare solo alcuni documenti di accompagnamento ed esplicativi sulla retribuzione in formato elettronico. Ai sensi dell'articolo 18 comma 7 della legge, ciò si applica dal 1° gennaio 2022.
L'amministratore delegato di TeamDrive Detlef Schmuck spiega: “Molti datori di lavoro conservano ancora questi documenti, almeno in parte, in formato cartaceo. Per questo è previsto un periodo di transizione fino al 2026. Tuttavia, è giunto il momento che l'IT aziendale sia fondamentalmente orientato all'archiviazione e alla gestione di quante più informazioni possibili e idealmente tutte in modo tale da soddisfare i requisiti di protezione dei dati. La differenziazione precedentemente comune tra dati personali e altri dati sta diventando sempre più confusa, quindi è consigliabile trattare tutti i dati in conformità con il GDPR.
La conversione dell'IT al GDPR è più rapida rispetto all'estensione della scadenza
Le aziende che vogliono prendersi il loro tempo per il passaggio all'euro fino al 2026 devono presentare una domanda al servizio di ispezione responsabile dell'assicurazione pensionistica tedesca. "È più veloce mettere in funzione il nostro servizio dati conforme al GDPR TeamDrive piuttosto che compilare il modulo di domanda e attendere la conferma", afferma Detlef Schmuck con un sorriso. Il servizio dati è disponibile per il download su Internet all'indirizzo https://teamdrive.com/download. Puoi provarlo gratuitamente per 30 giorni. L'utilizzo a lungo termine costa poco meno di cinque euro per postazione al mese.
GDPR, GoBD e sicurezza informatica coperti
TeamDrive è un cosiddetto servizio di sincronizzazione e condivisione che consente a qualsiasi numero di computer, tablet e smartphone di accedere a un database comune nel cloud, con tutti i dati protetti in conformità con i requisiti legali di protezione dei dati. Il servizio funziona con programmi applicativi comuni di Microsoft, IBM, Oracle o SAP. Oltre al Regolamento generale sulla protezione dei dati, il servizio dati è conforme anche ai "Principi per la corretta gestione e conservazione di libri, registri e documenti in formato elettronico" (GoBD). Ciò significa, tra l'altro, che tutti gli accessi ai dati o le modifiche ai file possono essere registrati in modo tracciabile. "La tracciabilità è comunque pratica in un'attività quotidiana sempre più digitale", afferma Detlef Schmuck. Ciò vale in particolare quando vengono create data room congiunte con clienti, fornitori o altri partner commerciali, che TeamDrive abilita con pochi clic.
Inoltre, TeamDrive fornisce una protezione efficace contro la perdita di dati e gli attacchi informatici: se le informazioni vengono perse sui computer aziendali, sono ancora disponibili nel cloud. Poiché tutte le informazioni sono crittografate, anche i ladri di dati non possono fare nulla con il bottino perché i dati rubati sono illeggibili per loro. TeamDrive funziona secondo il cosiddetto "principio della conoscenza zero"; Ciò significa che il fornitore stesso non dispone di alcuna chiave per i dati dei clienti. Anche un attacco informatico a TeamDrive non farebbe cadere i dati dei clienti nelle mani sbagliate in forma leggibile.
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