Surtout en période de télétravail, les e-mails en tant que communication d'entreprise représentent toujours un cyber-risque. Voici un aperçu des cinq pires erreurs dans la communication par e-mail.
Compte tenu du nombre croissant de cas de corona, une "deuxième vague" à l'automne est un scénario probable. On ne sait toujours pas quelles mesures seront prises pour contenir la propagation cette fois. La première phase de confinement a montré qu'une communication efficace avec et entre les salariés est un facteur de succès décisif pour les entreprises. S'il se fait par e-mail, il est souvent ralenti par des erreurs facilement évitables. Nous avons compilé les plus importants pour vous ici.
1. Le dilemme du sujet
L'erreur classique d'un e-mail : l'expéditeur n'a pas réfléchi à ce que devrait être le sujet. Le principe devrait toujours être que le sujet du message est clair à partir du sujet. Si ce n'est pas le cas, le destinataire tâtonne d'abord dans le noir : de quoi s'agit-il ? Dois-je traiter l'e-mail immédiatement ?
Les lignes d'objet peu claires résultent souvent de la mauvaise habitude de simplement cliquer sur "Répondre" sur un ancien e-mail, même s'il s'agit d'un nouveau problème. Si le destinataire n'ajoute pas lui-même le nouveau sujet, il a peu de chances de retrouver l'e-mail par la suite. De plus, il sera agacé par la négligence de l'expéditeur, qui le charge de travail supplémentaire.
Conseil : Si vous envoyez un nouveau message lié à une ancienne conversation par e-mail, mettez simplement à jour le sujet et poursuivez la conversation - cela garantit la continuité et le nouveau sujet est toujours clair.
2. Réponses de la route
Lors de la communication par e-mail, l'expéditeur ne sait généralement rien de l'humeur actuelle du destinataire. Même un mot erroné peut donc provoquer une irritation. Il n'y a pas non plus de possibilité de prendre des mesures correctives en fonction de la réaction du destinataire. Les e-mails exigent de la sensibilité et doivent toujours être rédigés avec soin. Les e-mails écrits rapidement sont donc associés à un risque élevé. Ceci est particulièrement élevé pour les e-mails en déplacement. En raison également d'un nombre supérieur à la moyenne de fautes de frappe, celles-ci sont généralement un cauchemar pour le destinataire.
Conseil : Si vous écrivez un e-mail "difficile", il est préférable de cliquer à nouveau sur Enregistrer avant de l'envoyer. Jetez un coup d'œil plus tard si vous le pouvez.
3. Le désordre des e-mails en chaîne
Beaucoup hésitent à résumer brièvement l'état d'une discussion avant d'apporter de nouvelles idées. C'est ainsi que des e-mails de plus en plus longs sont envoyés dans les deux sens. Le destinataire doit alors lire laborieusement le déroulement précédent de la discussion de bas en haut. Les e-mails en chaîne sont particulièrement critiques lorsqu'ils sont également envoyés à des destinataires extérieurs à votre propre entreprise. Lors d'un transfert rapide, on oublie souvent que l'un des destinataires peut préférer ne pas voir certaines parties du trafic de courrier électronique, par exemple parce que des informations confidentielles ont été mentionnées.
Conseil : Pour éviter le soi-disant ping-pong des e-mails, dans lequel l'expéditeur et le destinataire s'échangent de nombreux e-mails pour clarifier des problèmes complexes, vous devez simplement passer un coup de fil rapide. Un appel de clarification est généralement beaucoup plus efficace dans un tel cas et évite les malentendus.
4. Qui est responsable ?
La tentative de transférer la responsabilité au groupe par une liste de distribution aussi large que possible est également très populaire. Cependant, toutes les personnes impliquées ne peuvent que perdre. Quiconque communique constamment avec une énorme liste de diffusion ne parvient qu'à ce que personne ne s'identifie au sujet. Il est vrai qu'un destinataire se sent parfois obligé de répondre à un e-mail, même s'il n'en a reçu qu'une copie. Le fait qu'il s'agisse du destinataire réellement adressé relèverait davantage du hasard. S'il n'a pas envie d'avoir une conversation avec 20 personnes, on peut difficilement lui en vouloir.
Conseil : La liste des destinataires doit généralement être aussi courte que possible et bien organisée. N'utilisez la première ligne d'adresse que pour ceux dont vous attendez une réponse. La ligne d'adresse CC est destinée aux destinataires avec lesquels vous souhaitez partager le sujet, mais n'attendez pas de réponse immédiate de leur part.
5. Le désastre de l'urgence
Un avantage des e-mails est que la question et la réponse peuvent être exprimées à des moments différents. L'expéditeur et le destinataire écrivent ou répondent quand ils ont le temps. De cette façon, la conversation peut être intégrée dans différents rythmes de travail. Cependant, certaines personnes manquent de patience pour cela. Sans attendre de réponse, ils envoient successivement d'innombrables e-mails, souvent accompagnés d'un accusé de lecture et d'une note d'urgence.
Un tel comportement peut presque être interprété comme une coercition, vous devez donc vous en abstenir de toute urgence. En règle générale, ils ne conduisent pas à des réponses plus rapides. À titre indicatif, deux à cinq e-mails par jour suffisent pour une collaboration intensive. Les confirmations de lecture sont impopulaires auprès de nombreuses personnes et la mention "urgent" doit également être utilisée avec parcimonie.
Conseil : Si vous attendez ou avez besoin d'une réponse dans un certain délai (raisonnable), incluez cette information dans le corps du message.
La communication sécurisée par e-mail protège l'entreprise
Donner soi-même le bon exemple et ne plus commettre les erreurs citées est la première étape pour rendre la communication par e-mail plus transparente, plus efficace et plus agréable pour tous. Les collègues peuvent certainement être persuadés s'ils signalent soigneusement les erreurs de courrier électronique qui ont été commises. Cela épargne non seulement vos nerfs, mais vous fait également gagner du temps et de l'argent.
La communication par e-mail est également facilitée par un client de messagerie clair et facile à utiliser avec lequel il est agréable de travailler. L'un d'entre eux est eM-Client, notamment en combinaison avec Microsoft 365. Il combine des fonctions pour les e-mails, les contacts, le calendrier, les tâches, les notes et le chat dans une seule solution et fonctionne également parfaitement avec Google. Dans la nouvelle version 8 récemment introduite, non seulement l'interface utilisateur a été à nouveau optimisée, mais le cryptage des e-mails est désormais encore plus facile à configurer.
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