Especialmente en tiempos de oficina en casa, los correos electrónicos como comunicación corporativa son siempre un riesgo cibernético. Aquí hay una descripción general de los cinco peores errores en la comunicación por correo electrónico.
En vista del creciente número de casos de corona, una "segunda ola" en otoño es un escenario probable. Todavía no se sabe qué medidas se tomarán para contener la propagación esta vez. La primera fase de confinamiento ha demostrado que la comunicación eficiente con y entre los empleados es un factor de éxito decisivo para las empresas. Si se lleva a cabo por correo electrónico, a menudo se ralentiza debido a errores que pueden evitarse fácilmente. Hemos recopilado los más importantes para usted aquí.
1. El dilema del sujeto
El clásico error del correo electrónico: el remitente no pensó cuál debería ser el asunto. El principio siempre debe ser que el asunto del mensaje sea claro desde el asunto. Si este no es el caso, el destinatario está inicialmente a tientas en la oscuridad: ¿De qué se trata? ¿Tengo que procesar el correo electrónico inmediatamente?
Las líneas de asunto poco claras a menudo son el resultado del mal hábito de simplemente hacer clic en "Responder" en un correo electrónico antiguo, aunque sea una inquietud nueva. Si el destinatario no agrega el nuevo asunto él mismo, tiene pocas posibilidades de encontrar el correo electrónico nuevamente más tarde. Además, le molestará el descuido del remitente, que lo carga con trabajo adicional.
Consejo: Si está enviando un mensaje nuevo que se relaciona con una conversación de correo electrónico anterior, simplemente actualice el asunto y continúe con la conversación; esto garantiza la continuidad y el nuevo tema sigue siendo claro.
2. Respuestas desde el camino
Cuando se comunica por correo electrónico, el remitente generalmente no sabe nada sobre el estado de ánimo actual del destinatario. Por lo tanto, incluso una palabra incorrecta puede causar irritación. Tampoco hay posibilidad de tomar medidas correctivas en función de la reacción del destinatario. Los correos electrónicos requieren sensibilidad y siempre deben escribirse con cuidado. Por lo tanto, los correos electrónicos escritos rápidamente se asocian con un alto riesgo. Esto es particularmente alto para los correos electrónicos mientras se está en movimiento. También debido a una cantidad de errores tipográficos superior al promedio, estos suelen ser una pesadilla para el destinatario.
Consejo: Si está escribiendo un correo electrónico "difícil", es mejor presionar guardar nuevamente antes de enviarlo. Echa un segundo vistazo más tarde si puedes.
3. El lío de la cadena de correos electrónicos
Muchos evitan el esfuerzo de resumir brevemente el estado de una discusión antes de aportar nuevas ideas. Así es como se envían y reciben correos electrónicos cada vez más largos. Luego, el destinatario tiene que leer laboriosamente el curso anterior de la discusión de abajo hacia arriba. Los correos electrónicos en cadena son particularmente críticos cuando también se envían a destinatarios fuera de su propia empresa. Al reenviar rápidamente, a menudo se pasa por alto que uno de los destinatarios podría preferir no ver ciertas partes del tráfico de correo electrónico, por ejemplo, porque se mencionó información confidencial.
Consejo: Para evitar el llamado ping-pong de correo electrónico, en el que el remitente y el destinatario intercambian numerosos correos electrónicos para aclarar problemas complicados, simplemente debe hacer una llamada rápida. Una llamada aclaratoria suele ser mucho más eficiente en este caso y evita malentendidos.
4. ¿Quién es el responsable?
El intento de transferir la responsabilidad al grupo mediante una lista de distribución lo más grande posible también es muy popular. Sin embargo, todos los involucrados solo pueden perder. Cualquiera que se comunique constantemente con una enorme lista de correo solo consigue que al final nadie se identifique con el tema. Es cierto que un destinatario a veces se siente obligado a responder a un correo electrónico, aunque solo haya recibido una copia del mismo. El hecho de que este sea el destinatario al que realmente se dirige sería más una coincidencia. Si no tiene ganas de tener una conversación con 20 personas, difícilmente se le puede culpar.
Consejo: En general, la lista de destinatarios debe ser lo más pequeña posible y estar bien organizada. Use la primera línea de dirección solo para aquellos de los que espera una respuesta. La línea de dirección CC es para aquellos destinatarios con los que desea compartir el tema, pero no espere una respuesta inmediata de ellos.
5. El desastre de la urgencia
Una ventaja de los correos electrónicos es que la pregunta y la respuesta se pueden expresar en diferentes momentos. El remitente y el destinatario escriben o responden cuando tienen tiempo. De esta forma, la conversación puede integrarse en diferentes ritmos de trabajo. Sin embargo, algunas personas carecen de paciencia para esto. Sin esperar una respuesta, envían innumerables correos electrónicos seguidos, a menudo con un recibo de lectura y una nota de urgencia.
Tal comportamiento casi puede interpretarse como coerción, por lo que debe abstenerse urgentemente de hacerlo. Por regla general, no conducen a respuestas más rápidas. Como regla general, de dos a cinco correos electrónicos al día están bien para una colaboración intensiva. Los recibos de lectura son impopulares entre muchas personas y la nota "urgente" también debe usarse con moderación.
Consejo: Si espera o necesita una respuesta dentro de un plazo determinado (razonable), incluya esa información en el cuerpo del mensaje.
La comunicación segura por correo electrónico protege a la empresa
Dar un buen ejemplo usted mismo y no cometer más los errores mencionados es el primer paso para hacer que la comunicación por correo electrónico sea más transparente, más eficiente y más agradable para todos los involucrados. Sin duda, se puede persuadir a los colegas si señalan cuidadosamente los errores de correo electrónico que se han cometido. Esto no solo le ahorra nervios, sino que, en última instancia, también ahorra tiempo y dinero.
La comunicación por correo electrónico también se facilita gracias a un cliente de correo electrónico claro y fácil de usar con el que es un placer trabajar. Uno de ellos es eM-Client, sobre todo en combinación con Microsoft 365. Combina funciones de correo electrónico, contactos, calendario, tareas, notas y chat en una única solución y también funciona perfectamente con Google. En la nueva versión 8, recientemente presentada, no solo se ha optimizado nuevamente la interfaz de usuario, sino que ahora el cifrado de correo electrónico es aún más fácil de configurar.
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