Особливо в часи домашнього офісу, електронна пошта як корпоративне спілкування завжди становить кібернебезпеку. Ось огляд п’яти найгірших помилок у спілкуванні електронною поштою.
Зважаючи на зростання кількості випадків захворювання на корону, ймовірним сценарієм є «друга хвиля» восени. Поки що невідомо, які заходи будуть вжиті для стримування поширення цього разу. Перша фаза блокування показала, що ефективне спілкування з працівниками та між ними є вирішальним фактором успіху для компаній. Якщо це відбувається через електронну пошту, це часто сповільнюється через помилки, яких легко уникнути. Ми зібрали для вас найважливіші з них.
1. Предметна дилема
Класична помилка електронної пошти: відправник не подумав, якою має бути тема. Принцип завжди повинен полягати в тому, щоб тема повідомлення була зрозуміла з теми. Якщо це не так, одержувач спочатку намацує в темряві: про що йдеться? Чи маю я негайно обробити електронний лист?
Нечіткі рядки теми часто є результатом поганої звички просто натискати «Відповісти» на старому електронному листі, навіть якщо це нова проблема. Якщо одержувач не додає нову тему сам, у нього мало шансів знайти електронний лист пізніше. Крім того, його буде дратувати неохайність відправника, яка навантажує його додатковою роботою.
Порада: Якщо ви надсилаєте нове повідомлення, пов’язане зі старішою бесідою електронної пошти, просто оновіть тему та продовжте розмову – це гарантує безперервність, а нова тема все одно зрозуміла.
2. Відповіді з дороги
Спілкуючись електронною поштою, відправник зазвичай нічого не знає про поточний настрій одержувача. Тому навіть одне неправильне слово може викликати роздратування. Також немає можливості вжити коригувальні дії на основі реакції одержувача. Електронні листи вимагають делікатності, тому їх слід завжди писати обережно. Тому швидко написані електронні листи пов’язані з високим ризиком. Це особливо високо для електронної пошти під час руху. Крім того, через велику кількість друкарських помилок вони зазвичай є кошмаром для одержувача.
Порада: Якщо ви пишете «важкий» електронний лист, краще ще раз натиснути «Зберегти» перед надсиланням. Перегляньте пізніше, якщо зможете.
3. Chain Email Mess
Багато хто ухиляється від зусиль коротко підсумувати статус обговорення, перш ніж вносити нові ідеї. Ось як надсилаються все більш довгі листи туди й назад. Потім реципієнт повинен копітко прочитати попередній хід обговорення знизу вгору. Мережа електронних листів особливо критична, коли вони також надсилаються одержувачам за межами вашої компанії. Під час швидкого пересилання часто не помічають, що один із адресатів може віддати перевагу не бачити певні частини трафіку електронної пошти, наприклад, через те, що було згадано конфіденційну інформацію.
Порада: Щоб уникнути так званого електронного пінг-понгу, коли відправник і одержувач надсилають численні електронні листи туди й назад для з’ясування складних питань, вам слід просто швидко зателефонувати. Уточнюючий дзвінок зазвичай набагато ефективніший у такому випадку та дозволяє уникнути непорозумінь.
4. Хто несе відповідальність?
Дуже популярна також спроба перекласти відповідальність на групу шляхом якомога більшого списку розсилки. Проте всі учасники можуть лише програти. Той, хто постійно спілкується з величезним списком розсилки, досягає лише того, що зрештою ніхто не ототожнюється з темою. Це правда, що одержувач іноді відчуває потребу відповісти на електронний лист, навіть якщо він отримав лише його копію. Той факт, що це насправді адресат, був би швидше випадковим. Якщо йому не хочеться розмовляти з 20 людьми, його навряд чи можна звинувачувати.
Порада: Список одержувачів, як правило, має бути якомога меншим і добре організованим. Використовуйте перший адресний рядок лише для тих, від кого очікуєте відповіді. Адресний рядок CC призначений для тих одержувачів, з якими ви хочете поділитися темою, але не чекайте від них негайної відповіді.
5. Невідкладна катастрофа
Перевага електронної пошти полягає в тому, що питання і відповідь можуть бути висловлені в різний час. Відправник і одержувач пишуть або відповідають, коли мають час. Таким чином розмову можна інтегрувати в різні робочі ритми. Однак у деяких людей для цього не вистачає терпіння. Не чекаючи відповіді, вони поспіль надсилають незліченну кількість електронних листів, часто з підтвердженням прочитання та терміновим повідомленням.
Подібна поведінка може бути розцінена як примус, тому вам слід терміново від нього утриматися. Як правило, вони не призводять до більш швидкої відповіді. Як приблизний орієнтир, два-п’ять електронних листів на день підходять для інтенсивної співпраці. Підписки про прочитання непопулярні серед багатьох людей, і примітку «терміново» також слід використовувати обережно.
Порада: Якщо ви очікуєте або потребуєте відповіді протягом певного (розумного) періоду часу, додайте цю інформацію до тексту повідомлення.
Захищене спілкування електронною поштою захищає компанію
Подати гарний приклад і більше не робити згаданих помилок – це перший крок до того, щоб зробити спілкування електронною поштою прозорішим, ефективнішим і приємнішим для всіх учасників. Колег, звичайно, можна переконати, якщо вони ретельно вкажуть на помилки електронної пошти, які були допущені. Це не тільки збереже ваші нерви, але й зрештою заощадить час і гроші.
Спілкування електронною поштою також полегшує зрозумілий і простий у використанні клієнт електронної пошти, з яким приємно працювати. Одним із таких є eM-Client — не в останню чергу в поєднанні з Microsoft 365. Він поєднує в собі функції електронної пошти, контактів, календаря, завдань, нотаток і чату в одному рішенні, а також ідеально працює з Google. У нещодавно представленій новій версії 8 не тільки знову оптимізовано інтерфейс користувача, але й шифрування електронної пошти тепер ще легше налаштувати.
Дізнайтеся більше на EMclient.com
Про eMClient
eM Client було засновано в 2006 році з чіткою метою розробки складної програми електронної пошти з сучасним і простим інтерфейсом користувача. Програма для настільних комп’ютерів підтримує всіх основних постачальників послуг електронної пошти, пропонує багато різних функцій, таких як календар, контакти та функції чату, а також інтуїтивно зрозуміла та проста у використанні. Понад 1,5 мільйона людей і компаній вже довіряють eM Client керувати своїми електронними листами. Для отримання додаткової інформації відвідайте www.emclient.com.