З початку 2022 року компаніям довелося запитувати та подавати численні документи в цифровому вигляді. Це створює нові виклики для оперативного захисту даних, оскільки також необхідно дотримуватися GDPR.
З цього року компаніям довелося вимагати численні документи від своїх співробітників як цифрові документи, для яких раніше було достатньо паперової форми. Гамбурзький постачальник послуг обробки даних TeamDrive зазначає, що це вся особиста інформація, яка має зберігатися відповідно до Загального регламенту захисту даних (GDPR). З одного боку, сюди входять документи співробітників, такі як членські сертифікати, повідомлення або інші повідомлення від медичного страхування або свідоцтва про зарахування для працюючих студентів. З іншого боку, це також впливає на документи, створені роботодавцем, наприклад записи згідно із Законом про мінімальну заробітну плату та Законом про відрядження працівників.
Зберігання тільки цифрове
Підставою для нових вимог оцифрування є Закон сьомий про внесення змін до частини четвертої Соціального кодексу та інших законів від 2020 року, який передбачає, що роботодавці можуть зберігати лише деякі супровідні та пояснювальні документи щодо оплати праці в електронному вигляді. Відповідно до частини сьомої статті 18 закону, це застосовується з 7 січня 1 року.
Керуючий директор TeamDrive Детлеф Шмук пояснює: «Багато роботодавців досі зберігають ці документи, принаймні частково, у паперовій формі. Для цього передбачено перехідний період до 2026 року. Тим не менш, настав час, щоб ІТ компанії були принципово орієнтовані на зберігання та керування якомога більшою кількістю інформації та, в ідеалі, усією так, щоб вона відповідала вимогам захисту даних. Раніше поширене розмежування між персональними та іншими даними стає все більш заплутаним, тому доцільно обробляти всі дані відповідно до GDPR».
Переведення IT на GDPR швидше, ніж продовження терміну
Компанії, які хочуть не поспішати з переходом до 2026 року, повинні подати заяву до відповідальної інспекційної служби німецького пенсійного страхування. «Швидше запустити наш сервіс обробки даних TeamDrive, який відповідає вимогам GDPR, ніж заповнювати форму заявки та чекати підтвердження», — з усмішкою каже Детлеф Шмук. Сервіс даних доступний для завантаження в Інтернеті за адресою https://teamdrive.com/download. Ви можете тестувати його протягом 30 днів безкоштовно. Довгострокове використання коштує трохи менше п’яти євро за робочу станцію на місяць.
Охоплено GDPR, GoBD і кібербезпеку
TeamDrive — це так звана служба синхронізації та спільного використання, яка дозволяє будь-якій кількості комп’ютерів, планшетів і смартфонів отримувати доступ до спільної бази даних у хмарі, при цьому всі дані захищені відповідно до правових вимог захисту даних. Сервіс працює з типовими прикладними програмами від Microsoft, IBM, Oracle або SAP. Окрім Загального регламенту захисту даних, служба даних також відповідає «Принципам належного управління та зберігання книг, записів і документів в електронній формі» (GoBD). Це означає, серед іншого, що всі доступи до даних або зміни файлів можуть бути відстежувані. «Відстеження є практичним у будь-якому випадку в повсякденному бізнесі, який стає все більш цифровим», — каже Детлеф Шмук. Особливо це стосується випадків, коли клієнти, постачальники чи інші ділові партнери створюють спільні кімнати даних, які TeamDrive дає змогу лише кількома клацаннями миші.
Крім того, TeamDrive забезпечує ефективний захист від втрати даних і кібератак.Якщо інформація втрачається на комп’ютерах компанії, вона залишається доступною в хмарі. Оскільки вся інформація зашифрована, навіть злодії даних не можуть нічого вдіяти зі здобиччю, оскільки викрадені дані для них недоступні. TeamDrive працює за так званим «принципом нульових знань»; Це означає, що сам провайдер не має жодних ключів до даних клієнтів. Навіть кібератака на TeamDrive не призведе до потрапляння даних клієнтів у чужі руки в зручному для читання вигляді.
Більше на Teamdrive.com