A proteção de dados está se tornando cada vez mais importante, enquanto, ao mesmo tempo, a quantidade de dados está aumentando rapidamente. Sem uma abordagem estratégica, as empresas estão perdidas. Exterro mostra como as empresas superam os quatro principais obstáculos no caminho para a conformidade com o GDPR.
A grande variedade de regulamentos de conformidade e proteção de dados por si só é um enorme desafio. As empresas devem cumprir diferentes regulamentações em todo o mundo e até mesmo na Europa, o que é dificultado pelo fato de que essas regulamentações estão em constante mudança. Deparam-se, assim, com a difícil tarefa de adaptar continuamente os seus processos internos para que cumpram sempre todas as especificações. Não fazer isso pode ter sérias consequências, pois as violações são cada vez mais sancionadas.
Quatro etapas para a conformidade com o GDPR
- manutenção de um inventário de dados. Simplificando, se as organizações não souberem onde estão seus dados, quem tem acesso a eles e quem é responsável por eles dentro de sua organização, não será possível cumprir os regulamentos de proteção de dados. O problema piora a cada dia que uma empresa deixa de atualizar ou manter seu inventário de dados. Para criar um inventário de dados abrangente, é importante registrar e levar em consideração todos os locais e fontes de dados - sejam servidores de arquivos, serviços em nuvem ou sistemas de correio. As soluções modernas determinam também os processos em que estes dados são integrados, os períodos de retenção a que estão sujeitos e suportam a definição de processos de eliminação. Como os dados são constantemente editados ou copiados, ou novos dados são adicionados, a coleta inicial de dados não é suficiente – o inventário precisa ser atualizado regularmente. Para garantir que isso aconteça rapidamente e não ocupe muitos recursos de TI, as ferramentas inteligentes usam métodos estatísticos, entre outras coisas, para detectar alterações nos dados e no acesso.
- Gerenciamento de solicitações de acesso a dados. O processamento de informações ou solicitações de exclusão de acordo com o GDPR pode ser muito demorado devido à quantidade crescente de dados e ao número crescente de fontes de dados - especialmente se muitas dessas solicitações de acesso ao titular dos dados (DSAR), também conhecidas como acesso ao titular dos dados pedidos neste país, chegam. Os responsáveis por isso costumam trabalhar com extensas listas e tabelas, o que leva a inúmeras consultas aos colegas a fim de reunir todas as informações necessárias. No entanto, os processos manuais são demorados e propensos a erros. Também são totalmente inadequados para violações de dados que exijam denúncia à autoridade competente em até 72 horas e notificação dos afetados. Uma solução moderna oferece fluxos de trabalho automatizados e facilmente personalizáveis para todas as tarefas e atividades ao longo de todo o processo DSAR, reduzindo o tempo necessário para minutos.
- Redução de riscos de terceiros. Uma coisa que tende a passar despercebida quando se trata de conformidade com o GDPR são os fornecedores terceirizados. Mais precisamente, quais parceiros e prestadores de serviços têm acesso aos dados da empresa? E quais são perigosos? Terceiros que trabalham com dados confidenciais da empresa, mas empregam práticas de segurança negligentes, aumentam o risco de violação de dados. Uma solução moderna para conformidade com o GDPR cria perfis de risco para os diferentes parceiros. Com eles, as empresas conseguem identificar com antecedência possíveis perigos e reagir a eles de forma adequada.
- Lidando com violações de dados. Dependendo do tipo de violação, uma empresa deve notificar os reguladores ou clientes cujos dados são afetados e reter os registros que investigam a violação por um período de tempo específico. Os requisitos exatos dependem das jurisdições onde ocorreram as violações e dos regulamentos que se aplicam a esses dados. No entanto, a decisão de relatar incidentes em muitas organizações é uma combinação de considerações objetivas e subjetivas – inclusive ao determinar a gravidade real do incidente. Orquestrar e comunicar adequadamente o processo de notificação é fundamental para ser defensável em caso de violação de dados e outros incidentes. As soluções modernas oferecem suporte a um procedimento de relatório automatizado que também se destaca no tribunal.
“Hoje, nenhuma empresa pode se dar ao luxo de ser negligente ao lidar com dados pessoais de consumidores e clientes – o dano à imagem seria enorme e as multas aplicadas também poderiam ser muito caras. No entanto, poucas empresas estão bem preparadas para isso. Tentar garantir a conformidade com o GDPR com planilhas do Excel mantidas manualmente é simplesmente impossível”, explica Istvan Puskas, Diretor de Vendas DACH Corporate da Exterro. “Com uma plataforma de software inteligente como o Exterro Legal GRC, todos os processos relacionados à conformidade com o GDPR são cuidadosamente orquestrados. Dessa forma, as empresas podem garantir que atendem a todos os requisitos de e-discovery e proteção de dados – e cumprem os requisitos legais em todos os momentos”.
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Sobre o exterro A Exterro fornece software de governança legal, risco e conformidade que as maiores corporações, escritórios de advocacia e agências governamentais do mundo usam para gerenciar e proteger proativamente sua complexa proteção de dados, conformidade de segurança cibernética, operações legais e processos forenses digitais. O software é o único do setor que combina todos os requisitos legais de GRC em uma única plataforma e oferece amplos recursos de automação.