Principalmente em tempos de home office, e-mails como comunicação corporativa são sempre um risco cibernético. Aqui está uma visão geral dos cinco piores erros na comunicação por e-mail.
Tendo em vista o número crescente de casos de corona, uma “segunda onda” no outono é um cenário provável. Ainda não se sabe quais medidas serão tomadas para conter a propagação desta vez. A primeira fase do lockdown mostrou que a comunicação eficiente com e entre os funcionários é um fator decisivo de sucesso para as empresas. Se ocorrer por e-mail, muitas vezes é retardado por erros que podem ser facilmente evitados. Nós compilamos os mais importantes para você aqui.
1. O dilema do sujeito
O clássico erro de e-mail: o remetente não pensou no assunto. O princípio deve ser sempre que o assunto da mensagem seja claro a partir do assunto. Se não for esse o caso, o destinatário está inicialmente tateando no escuro: do que se trata? Tenho que processar o e-mail imediatamente?
As linhas de assunto pouco claras geralmente resultam do mau hábito de simplesmente clicar em "Responder" em um e-mail antigo, mesmo que seja uma nova preocupação. Se o próprio destinatário não adicionar o novo assunto, ele terá poucas chances de encontrar o e-mail novamente mais tarde. Além disso, ele ficará irritado com o desleixo do remetente, que o sobrecarrega com trabalho adicional.
Dica: Se você estiver enviando uma nova mensagem relacionada a uma conversa de e-mail mais antiga, simplesmente atualize o assunto e continue com a conversa - isso garante a continuidade e o novo tópico ainda está claro.
2. Respostas da estrada
Ao se comunicar por e-mail, o remetente geralmente não sabe nada sobre o humor atual do destinatário. Mesmo uma palavra errada pode, portanto, causar irritação. Também não há possibilidade de tomar medidas corretivas com base na reação do destinatário. E-mails exigem sensibilidade e devem sempre ser escritos com cuidado. E-mails escritos rapidamente são, portanto, associados a um alto risco. Isso é particularmente alto para e-mails em trânsito. Também por causa de um número de erros de digitação acima da média, geralmente são um pesadelo para o destinatário.
Dica: Se você estiver escrevendo um e-mail "difícil", é melhor salvar novamente antes de enviar. Dê uma segunda olhada mais tarde, se puder.
3. A bagunça do e-mail em cadeia
Muitos evitam o esforço de resumir brevemente o status de uma discussão antes de contribuir com novas ideias. É assim que e-mails cada vez mais longos são enviados e recebidos. O destinatário então tem que ler laboriosamente o curso anterior da discussão de baixo para cima. Os e-mails em cadeia são particularmente críticos quando também são enviados para destinatários fora de sua própria empresa. Ao encaminhar rapidamente, muitas vezes é esquecido que um dos destinatários pode preferir não ver certas partes do tráfego de e-mail, por exemplo, porque informações confidenciais foram mencionadas.
Dica: Para evitar o chamado pingue-pongue de e-mail, no qual o remetente e o destinatário trocam inúmeros e-mails para esclarecer questões complicadas, basta fazer uma ligação rápida. Uma ligação esclarecedora costuma ser muito mais eficiente nesse caso e evita mal-entendidos.
4. Quem é o responsável?
A tentativa de transferir a responsabilidade para o grupo por meio de uma lista de distribuição tão grande quanto possível também é muito popular. No entanto, todos os envolvidos só podem perder. Quem se comunica constantemente com uma enorme lista de emails só consegue que no final ninguém se identifique com o assunto. É verdade que um destinatário às vezes se sente compelido a responder a um e-mail, mesmo que tenha recebido apenas uma cópia dele. O fato de ser este o destinatário realmente endereçado seria mais uma coincidência. Se ele não tem vontade de conversar com 20 pessoas, dificilmente pode ser culpado.
Dica: A lista de destinatários geralmente deve ser a menor possível e bem organizada. Use a primeira linha de endereço apenas para aqueles de quem você espera uma resposta. A linha de endereço CC é para os destinatários com os quais você deseja compartilhar o tópico, mas não espere uma resposta imediata deles.
5. O desastre de urgência
Uma vantagem dos e-mails é que a pergunta e a resposta podem ser expressas em momentos diferentes. O remetente e o destinatário escrevem ou respondem quando têm tempo. Desta forma, a conversa pode ser integrada em diferentes ritmos de trabalho. No entanto, algumas pessoas não têm paciência para isso. Sem esperar por uma resposta, eles enviam inúmeros e-mails sucessivamente, muitas vezes com confirmação de leitura e nota de urgência.
Tal comportamento quase pode ser interpretado como coerção, então você deve abster-se urgentemente dele. Como regra, eles não levam a respostas mais rápidas. Como diretriz aproximada, dois a cinco e-mails por dia são adequados para colaboração intensiva. Recibos de leitura são impopulares entre muitas pessoas e a nota "urgente" também deve ser usada com moderação.
Dica: Se você espera ou precisa de uma resposta dentro de um determinado prazo (razoável), inclua essa informação no corpo da mensagem.
A comunicação segura por e-mail protege a empresa
Dar o exemplo e não cometer mais os erros mencionados é o primeiro passo para tornar a comunicação por e-mail mais transparente, eficiente e agradável para todos os envolvidos. Os colegas certamente podem ser persuadidos se apontarem cuidadosamente os erros de e-mail que foram cometidos. Isso não apenas poupa seus nervos, mas também economiza tempo e dinheiro.
A comunicação por e-mail também é facilitada por um cliente de e-mail claro e fácil de usar com o qual é um prazer trabalhar. Um deles é o eM-Client - não menos importante em combinação com o Microsoft 365. Ele combina funções para e-mail, contatos, calendário, tarefas, notas e bate-papo em uma única solução e também funciona perfeitamente com o Google. Na recém-lançada nova versão 8, não só a interface do usuário foi otimizada novamente, como a criptografia de e-mail agora é ainda mais fácil de configurar.
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