Ataques de phishing e ransomware: devido ao grande volume de e-mails, os erros são inevitáveis. A implementação da verificação dupla crítica para melhorar a segurança do e-mail é fundamental.
A dependência comercial do e-mail cria um risco muito grande de segurança cibernética. E não apenas por causa da proliferação de ataques de phishing e ransomware que estão ficando mais inteligentes. Dado o grande volume de e-mails enviados e recebidos por dia (mais de 300 bilhões por dia em 2020), os erros são inevitáveis.
Os funcionários são confiáveis com os dados e ativos da empresa, e muitos podem se envolver em transações financeiras, muitas vezes sem autorização adicional. Além disso, existem requisitos rígidos de proteção de dados, não apenas o Regulamento Geral de Proteção de Dados, mas também regulamentos específicos do setor, portanto, as organizações definitivamente precisam de processos confiáveis para reduzir o risco de perda acidental de dados.
Um terço dos erros são cometidos por funcionários
Segundo relatos, 34% de todas as violações são resultado de erros cometidos por funcionários internos, e muitos funcionários ainda desconhecem suas responsabilidades de privacidade. Quando dados confidenciais da empresa caem em mãos erradas, as consequências podem ser devastadoras, incluindo multas, perda de confiança e vantagem competitiva para os concorrentes. A BitMEX, uma das maiores plataformas de negociação de criptomoedas do mundo, inadvertidamente vazou milhares de endereços de e-mail privados de clientes ao enviar um e-mail de grupo sem usar o recurso BCC. Mas como tal erro pode ser evitado? Os funcionários precisam de uma maneira de gerenciar melhor suas funções de e-mail que os alerte sobre possíveis erros antes que eles cliquem em enviar. Por exemplo, exibindo os endereços nos campos Para, CC e BCC.
Níveis adicionais para mais segurança
Poucas organizações têm uma estratégia clara para ajudar os funcionários a entender a rapidez com que um pequeno erro pode se tornar um risco real para os negócios. E menos ainda têm uma estratégia para mitigar esse risco e evitar que seus funcionários se tornem uma ameaça interna. Porém, mais importante, eles podem nem saber que existe uma solução que pode criar um nível extra de conscientização de segurança entre os funcionários.
As empresas podem ajudar seus funcionários a evitar erros simples, como e-mails endereçados incorretamente, oferecendo uma verificação de segurança simples que solicita aos usuários que confirmem a identidade do(s) endereço(s) e quaisquer anexos de arquivo, se houver. A solução pode ser configurada para funcionar em nível de departamento ou usuário. Por exemplo, uma empresa deseja impedir que o departamento de RH envie inadvertidamente informações pessoais confidenciais para alguém internamente, portanto, exige a confirmação de todos os e-mails.
Tecnologia confiável alivia os funcionários
Além de verificar endereços de e-mail e anexos de arquivos, a tecnologia também pode pesquisar palavras-chave no conteúdo do e-mail usando regras de prevenção contra perda de dados, e cada empresa pode definir seus próprios requisitos e parâmetros definidos pelos protocolos de segurança da empresa. Todos os e-mails e anexos de arquivos contendo essas palavras-chave serão relatados e exigirão um processo de validação adicional antes de serem enviados. Os processos de trabalho não são perturbados e os usuários têm a oportunidade de verificar uma segunda vez se os dados devem realmente ser compartilhados com o(s) destinatário(s).
A "Pausa" Essencial
Ter uma ferramenta essencial que solicita uma segunda verificação e avisa quando um erro é iminente ajuda as organizações a reduzir o risco de erros e o impacto potencialmente devastador que eles podem ter nos negócios. O CCing acidental de um cliente é evitado, ainda mais do que o de um colega com nome semelhante, pois o domínio do cliente não está na lista de aprovados e, portanto, é automaticamente destacado. Isso nunca foi tão importante quanto hoje, já que os funcionários trabalham em locais diferentes como parte do trabalho híbrido. Essas ferramentas podem oferecer suporte a ambientes de sistema operacional mistos, e os complementos DLP podem ser atribuídos a departamentos e grupos específicos que lidam com dados confidenciais, como funcionários ou dados jurídicos.
Essa ferramenta é fundamental para as organizações e reforça a cultura de segurança criada por meio de educação e treinamento com uma solução útil que ajuda os usuários a cometer erros comuns de e-mail que são inevitáveis quando os funcionários estão distraídos, cansados ou estressados. Ele fornece uma "pausa" essencial que dá aos indivíduos a tranquilidade de saber que os e-mails foram enviados para as pessoas certas e com os anexos de arquivo corretos.
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