Desde o início de 2022, as empresas tiveram que solicitar e enviar inúmeros documentos de forma digital. Isso representa novos desafios para a proteção de dados operacionais, uma vez que o GDPR também deve ser observado.
Desde este ano, as empresas tiveram que solicitar inúmeros documentos de seus funcionários como documentos digitais, para os quais o formulário em papel era suficiente. O provedor de serviços de dados baseado em Hamburgo, TeamDrive, aponta que todas essas informações pessoais devem ser armazenadas de acordo com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR). Por um lado, isso inclui documentos de funcionários, como certificados de filiação, notificações ou outras notificações da companhia de seguros de saúde ou certificados de matrícula para estudantes trabalhadores. Por outro lado, isso também afeta os documentos criados pelo empregador, como os registros da Lei do Salário Mínimo e da Lei do Destacamento de Trabalhadores.
Armazenamento apenas digital
A base para os novos requisitos de digitalização é a Sétima Lei que altera o Livro Quatro do Código Social e outras leis de 2020, que estipula que os empregadores só podem manter determinados documentos de acompanhamento e explicativos sobre remuneração em formato eletrônico. De acordo com o artigo 18 parágrafo 7 da lei, isso se aplica desde 1º de janeiro de 2022.
O diretor administrativo do TeamDrive, Detlef Schmuck, explica: “Muitos empregadores ainda mantêm esses documentos, pelo menos em parte, em formato de papel. Para isso, está previsto um período de transição até 2026. No entanto, já é tempo de a TI das empresas estar fundamentalmente voltada para armazenar e gerenciar o máximo de informação possível e, idealmente, toda ela de forma que atenda aos requisitos de proteção de dados. A diferenciação anteriormente comum entre dados pessoais e outros está a tornar-se cada vez mais confusa, pelo que é aconselhável tratar todos os dados de acordo com o RGPD.”
Conversão de TI para GDPR é mais rápida do que estender o prazo
As empresas que desejam aguardar a transição até 2026 devem apresentar uma solicitação ao serviço de inspeção responsável do seguro de pensão alemão. "É mais rápido colocar nosso serviço de dados compatível com GDPR TeamDrive em operação do que preencher o formulário de inscrição e aguardar a confirmação", diz Detlef Schmuck com um sorriso. O serviço de dados está disponível para download na Internet em https://teamdrive.com/download. Você pode testá-lo por 30 dias gratuitamente. O uso a longo prazo custa pouco menos de cinco euros por estação de trabalho por mês.
GDPR, GoBD e cibersegurança cobertos
O TeamDrive é o chamado serviço de sincronização e compartilhamento que permite que qualquer número de computadores, tablets e smartphones acessem um banco de dados comum na nuvem, com todos os dados protegidos de acordo com os requisitos legais de proteção de dados. O serviço funciona com programas aplicativos comuns da Microsoft, IBM, Oracle ou SAP. Para além do Regulamento Geral de Proteção de Dados, o serviço de dados cumpre ainda os “Princípios para a boa gestão e conservação de livros, registos e documentos em formato eletrónico” (GoBD). Isso significa, entre outras coisas, que todo acesso aos dados ou alterações nos arquivos podem ser registrados de maneira rastreável. "A rastreabilidade é prática em qualquer caso em um dia-a-dia cada vez mais digital", diz Detlef Schmuck. Isso se aplica principalmente quando as salas de dados conjuntas são configuradas com clientes, fornecedores ou outros parceiros de negócios, o que o TeamDrive habilita com apenas alguns cliques.
Além disso, o TeamDrive fornece proteção eficaz contra perda de dados e ataques cibernéticos.Se as informações forem perdidas nos computadores da empresa, elas ainda estarão disponíveis na nuvem. Como todas as informações são criptografadas, mesmo os ladrões de dados não podem fazer nada com o saque porque os dados roubados são ilegíveis para eles. O TeamDrive funciona de acordo com o chamado "princípio do conhecimento zero"; Isso significa que o próprio provedor não possui nenhuma chave para os dados do cliente. Mesmo um ataque cibernético no TeamDrive não resultaria em dados do cliente caindo em mãos erradas em formato legível.
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