Para proteger dados confidenciais de maneira confiável durante a colaboração de conteúdo, as empresas precisam de uma estratégia abrangente - e do suporte técnico certo. ownCloud explica o que importa.
O mundo do trabalho digital dificilmente é imaginável sem a colaboração de conteúdo. No entanto, ao trabalhar em conjunto em documentos, as empresas estão sujeitas a vários requisitos regulamentares. O GDPR os obriga a proteger informações pessoais e a próxima diretiva NIS 2 impõe requisitos rígidos de segurança de dados aos operadores de infraestruturas críticas. Além disso, as empresas devem aderir a acordos com clientes, parceiros e fornecedores sobre o tratamento confidencial de dados confidenciais.
Estratégia de dados abrangente
Para atender a esses requisitos, as empresas devem desenvolver uma estratégia de dados abrangente e derivar diretrizes para o gerenciamento e proteção de dados ao longo de todo o ciclo de vida. Sua plataforma de colaboração de conteúdo deve oferecer suporte eficiente à implementação técnica dessas diretrizes. Para fazer isso, ela deve atender a alguns requisitos importantes. O especialista em colaboração de conteúdo ownCloud explica o que é importante:
- 1. Controle dos direitos de acesso. Quais usuários têm permissão para acessar quais arquivos? A plataforma deve possibilitar a classificação automática de documentos com base nas diretrizes da empresa e atribuir a eles as configurações de liberação apropriadas. Ao fazê-lo, deve também ter em conta o desenvolvimento posterior dos documentos. Um arquivo que não era crítico quando foi criado pode se tornar relevante para o GDPR durante a colaboração porque um funcionário adiciona informações pessoais.
- 2. Enriquecimento com metadados. Na colaboração de conteúdo, os usuários geralmente editam arquivos com dados não estruturados. Para que esses arquivos possam ser analisados e assim classificados automaticamente, eles requerem metadados. A plataforma deve, portanto, oferecer todas as formas possíveis de enriquecer os arquivos com metadados: desde a derivação do próprio arquivo até a geração automática usando reconhecimento de imagem, OCR ou AI para atribuição manual.
- 3. Gerenciamento de Retenção. Muitos arquivos estão sujeitos a requisitos de retenção. Alguns podem não ser armazenados, outros devem ser excluídos assim que sua finalidade de processamento não for mais aplicável, enquanto outros devem ser armazenados por décadas. O gerenciamento do ciclo de vida deve estar disponível para empresas com as quais elas possam garantir de forma confiável a conformidade com todas as obrigações de armazenamento e exclusão.
- 4. Controle dos locais de armazenamento. Quando os funcionários armazenam arquivos localmente em seus dispositivos, as organizações não podem mais supervisioná-los. Isso geralmente não é um problema, mas é um risco com arquivos confidenciais. Portanto, as empresas devem poder controlar o armazenamento local e, se necessário, impedi-lo. No caso de documentos particularmente sensíveis, pode até ser necessário que eles nunca saiam do servidor e apenas imagens com marcas d'água sejam transmitidas para o navegador do usuário.
- 5. Recuperação de arquivos. Uma plataforma de colaboração de conteúdo pode ser uma ferramenta poderosa na defesa contra ataques de ransomware – se seu controle de versão permitir a reversão de qualquer arquivo a qualquer momento. Em seguida, as empresas podem restaurar os arquivos para o estado em que estavam antes de serem criptografados pelo ransomware.
"Além dos recursos técnicos, as empresas também devem prestar atenção à viabilidade futura da plataforma", explica Holger Dyroff, cofundador e COO da ownCloud. “Por exemplo, a Microsoft em breve deixará de oferecer suporte à versão local do SharePoint e oferecerá apenas a ferramenta de colaboração de conteúdo da nuvem pública. Assim, ele não será mais capaz de oferecer suporte adequado a muitas estratégias de proteção de dados confidenciais. Se as empresas contarem com uma solução que lhes dê liberdade de escolha no modelo operacional, elas mantêm suas opções abertas para o futuro.”
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Sobre OwnCloud O ownCloud desenvolve e integra software de colaboração digital de código aberto que permite que as equipes acessem e colaborem facilmente em arquivos de qualquer lugar, em qualquer dispositivo. Mais de 200 milhões de pessoas em todo o mundo já usam o ownCloud como alternativa às nuvens públicas - e, assim, optam por mais soberania digital, segurança e proteção de dados.