特にホームオフィスの時代では、企業コミュニケーションとしての電子メールには常にサイバーリスクが伴います。 ここでは、電子メールコミュニケーションにおける最悪の XNUMX つの間違いの概要を紹介します。
コロナ感染者数の増加を考慮すると、秋には「第XNUMX波」が来る可能性が高い。 今回、感染拡大を抑えるためにどのような措置が講じられるかはまだ不透明だ。 ロックダウンの最初の段階では、従業員との、また従業員間の効率的なコミュニケーションが企業にとっての決定的な成功要因であることが示されました。 電子メールでやり取りを行う場合、簡単に避けられる間違いによって作業が遅くなることがよくあります。 最も重要なものをここにまとめました。
1. 主体のジレンマ
電子メールの典型的なエラー: 送信者が件名を何にすべきかを考えていませんでした。 原則として、メッセージの主題が件名から明確であることが常に重要です。 そうでない場合、受信者は最初は暗闇の中で手探りすることになります。「これは何のことだろう?」 メールをすぐに処理する必要がありますか?
件名が不明確になるのは、新しい懸念事項であるにもかかわらず、古いメールで単に「返信」をクリックしてしまう悪い習慣が原因であることがよくあります。 受信者が自分で新しい件名を追加しない場合、後で電子メールを再度見つける可能性はほとんどありません。 さらに、送信者のいい加減さにイライラし、追加の仕事の負担がかかることになる。
ヒント： 以前の電子メールでの会話に関連する新しいメッセージを送信する場合は、件名を更新して会話を続行します。これにより継続性が確保され、新しいトピックが明確になります。
2. 道路からの答え
電子メールで通信する場合、通常、送信者は受信者の現在の気分について何も知りません。 したがって、たった一つの間違った言葉でもイライラを引き起こす可能性があります。 また、受信者の反応に基づいて是正措置を講じる可能性もありません。 電子メールには繊細さが求められるため、常に注意して書く必要があります。 したがって、手早く書いた電子メールは高いリスクを伴います。 これは、外出中の電子メールで特に高くなります。 また、タイプミスの数が平均を上回っているため、これらは通常、受信者にとって悪夢です。
ヒント： 「難しい」メールを書いている場合は、送信する前にもう一度保存をクリックすることをお勧めします。 可能であれば、後でもう一度見てください。
3. チェーンメールの混乱
多くの人は、新しいアイデアを提出する前に、議論の状況を簡単に要約する作業を敬遠します。 このようにして、やり取りされるメールの長さがますます長くなります。 受信者は、これまでの議論の流れを下から上まで苦労して読まなければなりません。 チェーンメールは、社外の受信者にも送信される場合に特に重要です。 迅速に転送する場合、受信者の XNUMX 人が、たとえば機密情報が言及されているなどの理由で、電子メール トラフィックの特定の部分を見られたくない可能性があることが見落とされることがよくあります。
ヒント： 複雑な問題を明確にするために送信者と受信者が多数の電子メールを往復する、いわゆる電子メールのピンポンを避けるには、簡単に電話をかける必要があります。 このような場合、明確な説明を行う方が通常ははるかに効率的であり、誤解を避けることができます。
4. 責任者は誰ですか?
可能な限り大規模な配布リストによって責任をグループに移す試みも非常に人気があります。 しかし、関係者全員が負けることしかありません。 巨大なメーリング リストと絶えず通信している人は、最終的にはそのトピックに共感する人が誰もいないという状況に陥ります。 確かに、受信者は、たとえ電子メールのコピーしか受け取っていなかったとしても、電子メールに返信しなければならないと感じることがあります。 これが実際に宛てられた受信者であるという事実は、むしろ偶然でしょう。 彼が 20 人と会話する気がないとしても、彼を責められることはほとんどありません。
ヒント： 受信者のリストは通常、できるだけ小さく、よく整理されている必要があります。 最初のアドレス行は、応答が期待される相手にのみ使用してください。 CC アドレス行は、トピックを共有したい受信者用ですが、受信者からの即時応答は期待できません。
5. 緊急災害
電子メールの利点は、質問と回答を異なるタイミングで表現できることです。 送信者と受信者は時間があるときに書いたり返信したりできます。 このようにして、会話をさまざまな作業リズムに組み込むことができます。 ただし、これに対する忍耐力が欠けている人もいます。 返答を待たずに、開封確認や緊急通知を含む無数の電子メールを連続して送信します。
このような行為は強制とみなされる可能性がありますので、早急に控えてください。 原則として、これらはより迅速な回答にはつながりません。 大まかなガイドラインとして、集中的なコラボレーションには XNUMX 日に XNUMX ～ XNUMX 通のメールで十分です。 開封確認は多くの人に不人気であり、「緊急」というメモも使用は控えめにすべきです。
ヒント： 特定の (妥当な) 時間枠内での応答が期待される場合、または応答が必要な場合は、その情報をメッセージの本文に含めてください。
安全な電子メール通信が会社を守る
自分自身が良い例を示し、前述の間違いをもう犯さないようにすることが、電子メール コミュニケーションをより透明性があり、より効率的で、関係者全員にとってより快適なものにするための第一歩です。 電子メールの間違いを注意深く指摘すれば、同僚は確実に説得できます。 これにより、神経質になるだけでなく、最終的には時間とお金の節約にもなります。
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