Soprattutto in tempi di home office, le e-mail come comunicazione aziendale sono sempre un rischio informatico. Ecco una panoramica dei cinque peggiori errori nella comunicazione via e-mail.
Alla luce del crescente numero di casi di coronavirus, una "seconda ondata" in autunno è uno scenario probabile. Non è ancora chiaro quali misure verranno prese per contenere la diffusione questa volta. La prima fase di lockdown ha dimostrato che una comunicazione efficiente con e tra i dipendenti è un fattore di successo decisivo per le aziende. Se avviene via e-mail, spesso è rallentato da errori facilmente evitabili. Abbiamo raccolto per voi i più importanti qui.
1. Il dilemma del soggetto
Il classico errore di posta elettronica: il mittente non ha pensato a quale dovesse essere l'oggetto. Il principio dovrebbe sempre essere che l'oggetto del messaggio sia chiaro dall'oggetto. In caso contrario, il destinatario inizialmente brancola nel buio: di cosa si tratta? Devo elaborare immediatamente l'e-mail?
Le righe dell'oggetto poco chiare spesso derivano dalla cattiva abitudine di fare semplicemente clic su "Rispondi" su una vecchia e-mail, anche se si tratta di una nuova preoccupazione. Se il destinatario non aggiunge personalmente il nuovo oggetto, ha poche possibilità di ritrovare l'e-mail in un secondo momento. Inoltre, sarà infastidito dalla sciatteria del mittente, che lo carica di lavoro aggiuntivo.
Suggerimento: Se stai inviando un nuovo messaggio che si collega a una conversazione e-mail precedente, aggiorna semplicemente l'oggetto e continua con la conversazione: questo garantisce continuità e il nuovo argomento è ancora chiaro.
2. Risposte dalla strada
Quando si comunica via e-mail, il mittente di solito non sa nulla dello stato d'animo attuale del destinatario. Anche una parola sbagliata può quindi causare irritazione. Inoltre, non è possibile intraprendere azioni correttive in base alla reazione del destinatario. Le e-mail richiedono sensibilità e vanno sempre scritte con cura. Le e-mail scritte velocemente sono quindi associate a un rischio elevato. Questo è particolarmente elevato per le e-mail durante gli spostamenti. Anche a causa di un numero di errori di battitura superiore alla media, questi sono solitamente un incubo per il destinatario.
Suggerimento: Se stai scrivendo un'e-mail "difficile", è meglio premere nuovamente Salva prima di inviare. Dai una seconda occhiata più tardi, se puoi.
3. Il pasticcio di e-mail a catena
Molti evitano lo sforzo di riassumere brevemente lo stato di una discussione prima di contribuire con nuove idee. Questo è il modo in cui le email sempre più lunghe vengono inviate avanti e indietro. Il destinatario deve quindi leggere faticosamente il corso precedente della discussione dal basso verso l'alto. Le email a catena sono particolarmente critiche quando vengono inviate anche a destinatari esterni alla propria azienda. Durante l'inoltro rapido, spesso si trascura il fatto che uno dei destinatari potrebbe preferire di non vedere alcune parti del traffico di posta elettronica, ad esempio perché sono state menzionate informazioni riservate.
Suggerimento: Per evitare il cosiddetto ping-pong delle e-mail, in cui il mittente e il destinatario si scambiano numerose e-mail avanti e indietro per chiarire questioni complicate, è sufficiente effettuare una rapida telefonata. Una chiamata di chiarimento è di solito molto più efficiente in questo caso ed evita malintesi.
4. Chi è responsabile?
Anche il tentativo di spostare la responsabilità sul gruppo con una lista di distribuzione il più ampia possibile è molto popolare. Tuttavia, tutte le persone coinvolte possono solo perdere. Chiunque comunichi costantemente con un'enorme mailing list ottiene solo che alla fine nessuno si identifichi con l'argomento. È vero che un destinatario a volte si sente in dovere di rispondere a una e-mail, anche se ne ha ricevuta solo una copia. Il fatto che questo sia il destinatario effettivamente indirizzato sarebbe più una coincidenza. Se non ha voglia di parlare con 20 persone, difficilmente può essere biasimato.
Suggerimento: L'elenco dei destinatari dovrebbe generalmente essere il più piccolo possibile e ben organizzato. Usa la prima riga dell'indirizzo solo per coloro da cui ti aspetti una risposta. La riga dell'indirizzo CC è per quei destinatari con cui desideri condividere l'argomento, ma non aspettarti una risposta immediata da parte loro.
5. Il disastro urgente
Un vantaggio delle e-mail è che la domanda e la risposta possono essere espresse in momenti diversi. Mittente e destinatario scrivono o rispondono quando hanno tempo. In questo modo, la conversazione può essere integrata in diversi ritmi di lavoro. Tuttavia, alcune persone non hanno la pazienza per questo. Senza attendere risposta, inviano in successione innumerevoli e-mail, spesso con una conferma di lettura e una nota di urgenza.
Tale comportamento può quasi essere interpretato come coercizione, quindi dovresti astenervi urgentemente da esso. Di norma, non portano a risposte più rapide. Come linea guida approssimativa, da due a cinque e-mail al giorno vanno bene per una collaborazione intensa. Le conferme di lettura sono impopolari presso molte persone e anche la nota "urgente" dovrebbe essere usata con parsimonia.
Suggerimento: Se ti aspetti o hai bisogno di una risposta entro un certo lasso di tempo (ragionevole), includi tali informazioni nel corpo del messaggio.
La comunicazione e-mail sicura protegge l'azienda
Dare il buon esempio e non commettere più gli errori menzionati è il primo passo per rendere la comunicazione via e-mail più trasparente, più efficiente e più piacevole per tutti i soggetti coinvolti. I colleghi possono certamente essere persuasi se segnalano con attenzione gli errori di posta elettronica che sono stati commessi. Questo non solo risparmia i nervi, ma alla fine fa anche risparmiare tempo e denaro.
La comunicazione via e-mail è inoltre facilitata da un client di posta elettronica chiaro e facile da usare con cui è un piacere lavorare. Uno di questi è eM-Client, anche in combinazione con Microsoft 365. Combina funzioni per e-mail, contatti, calendario, attività, note e chat in un'unica soluzione e funziona perfettamente anche con Google. Nella nuova versione 8 recentemente introdotta, non solo l'interfaccia utente è stata nuovamente ottimizzata, ma la crittografia delle e-mail è ora ancora più semplice da impostare.
Ulteriori informazioni su EMclient.com
Informazioni su eMClient
eM Client è stata fondata nel 2006 con il chiaro obiettivo di sviluppare un programma di posta elettronica complesso con un'interfaccia utente moderna e semplice. L'app desktop supporta tutti i principali provider di posta elettronica, offre molte funzionalità diverse come calendario, contatti e funzioni di chat ed è intuitiva e facile da usare. Più di 1,5 milioni di persone e aziende si affidano già a eM Client per la gestione delle proprie e-mail. Per ulteriori informazioni, visitare www.emclient.com.