विशेष रूप से गृह कार्यालय के समय में, कॉर्पोरेट संचार के रूप में ई-मेल हमेशा एक साइबर जोखिम होते हैं। यहाँ ईमेल संचार में पाँच सबसे खराब गलतियों का अवलोकन किया गया है।
कोरोना मामलों की बढ़ती संख्या को देखते हुए, शरद ऋतु में "दूसरी लहर" आने की संभावना है। यह अभी भी अनिश्चित है कि इस बार प्रसार को रोकने के लिए क्या उपाय किए जाएंगे। पहले लॉकडाउन चरण ने दिखाया है कि कर्मचारियों के साथ और उनके बीच कुशल संचार कंपनियों के लिए एक निर्णायक सफलता कारक है। यदि यह ई-मेल के माध्यम से होता है, तो यह अक्सर गलतियों से धीमा हो जाता है जिससे आसानी से बचा जा सकता है। हमने यहां आपके लिए सबसे महत्वपूर्ण संकलित किए हैं।
1. विषय दुविधा
क्लासिक ई-मेल त्रुटि: प्रेषक ने यह नहीं सोचा कि विषय क्या होना चाहिए। सिद्धांत हमेशा यह होना चाहिए कि संदेश का विषय विषय से स्पष्ट है। यदि ऐसा नहीं है, तो प्राप्तकर्ता प्रारंभ में अंधेरे में टटोल रहा है: यह किस बारे में है? क्या मुझे ईमेल को तुरंत प्रोसेस करना होगा?
अस्पष्ट विषय पंक्तियां अक्सर पुराने ईमेल पर "जवाब" पर क्लिक करने की बुरी आदत का परिणाम होती हैं, भले ही यह एक नई चिंता हो। यदि प्राप्तकर्ता स्वयं नया विषय नहीं जोड़ता है, तो उसके पास बाद में ई-मेल को फिर से खोजने की बहुत कम संभावना होती है। इसके अलावा, वह प्रेषक की ढिलाई पर चिढ़ जाएगा, जो उस पर अतिरिक्त काम का बोझ डालता है।
सुझाव: अगर आप एक नया संदेश भेज रहे हैं जो पुराने ईमेल वार्तालाप से जुड़ा है, तो बस विषय को अपडेट करें और बातचीत जारी रखें - यह निरंतरता सुनिश्चित करता है और नया विषय अभी भी स्पष्ट है।
2. सड़क से उत्तर
ई-मेल के माध्यम से संवाद करते समय, प्रेषक आमतौर पर प्राप्तकर्ता के वर्तमान मिजाज के बारे में कुछ नहीं जानता है। इसलिए एक गलत शब्द भी जलन पैदा कर सकता है। प्राप्तकर्ता की प्रतिक्रिया के आधार पर सुधारात्मक कार्रवाई करने की भी कोई संभावना नहीं है। ई-मेल में संवेदनशीलता की आवश्यकता होती है और इसे हमेशा सावधानी से लिखा जाना चाहिए। इसलिए जल्दी से लिखे गए ई-मेल उच्च जोखिम से जुड़े होते हैं। चलते समय ई-मेल के लिए यह विशेष रूप से उच्च है। टाइपो की औसत से अधिक संख्या के कारण भी, यह आमतौर पर प्राप्तकर्ता के लिए एक बुरा सपना होता है।
सुझाव: यदि आप एक "मुश्किल" ईमेल लिख रहे हैं, तो बेहतर होगा कि भेजने से पहले सेव पर दोबारा क्लिक करें। हो सके तो बाद में दोबारा देख लें।
3. चेन ईमेल मेस
कई लोग नए विचारों को प्रस्तुत करने से पहले चर्चा की स्थिति को संक्षेप में बताने के प्रयास से कतराते हैं। इस तरह तेजी से लंबे ईमेल आगे और पीछे भेजे जाते हैं। इसके बाद प्राप्तकर्ता को चर्चा के पिछले पाठ्यक्रम को नीचे से ऊपर तक मेहनत से पढ़ना होगा। चेन ईमेल विशेष रूप से महत्वपूर्ण होते हैं जब उन्हें आपकी अपनी कंपनी के बाहर प्राप्तकर्ताओं को भी भेजा जाता है। जल्दी से अग्रेषित करते समय, यह अक्सर अनदेखा कर दिया जाता है कि प्राप्तकर्ताओं में से एक ई-मेल ट्रैफ़िक के कुछ हिस्सों को नहीं देखना पसंद कर सकता है, उदाहरण के लिए क्योंकि गोपनीय जानकारी का उल्लेख किया गया था।
सुझाव: तथाकथित ई-मेल पिंग-पोंग से बचने के लिए, जिसमें प्रेषक और प्राप्तकर्ता जटिल मुद्दों को स्पष्ट करने के लिए आगे और पीछे कई ई-मेल भेजते हैं, आपको बस एक त्वरित कॉल करना चाहिए। एक स्पष्ट कॉल आमतौर पर ऐसे मामले में अधिक कुशल होती है और गलतफहमी से बचाती है।
4. कौन जिम्मेदार है?
संभव के रूप में बड़ी वितरण सूची द्वारा समूह को जिम्मेदारी स्थानांतरित करने का प्रयास भी बहुत लोकप्रिय है। हालांकि, इसमें शामिल हर कोई केवल हार सकता है। कोई भी व्यक्ति जो लगातार एक विशाल मेलिंग सूची के साथ संचार करता है, केवल यह प्राप्त करता है कि अंत में कोई भी विषय के साथ पहचान नहीं करता है। यह सच है कि एक प्राप्तकर्ता कभी-कभी ई-मेल का जवाब देने के लिए मजबूर महसूस करता है, भले ही उसे इसकी केवल एक प्रति प्राप्त हुई हो। तथ्य यह है कि यह प्राप्तकर्ता वास्तव में संबोधित किया गया एक संयोग से अधिक होगा। अगर उसे 20 लोगों के साथ बातचीत करने का मन नहीं करता है, तो उसे शायद ही दोषी ठहराया जा सकता है।
सुझाव: प्राप्तकर्ताओं की सूची आम तौर पर यथासंभव छोटी और अच्छी तरह से व्यवस्थित होनी चाहिए। पहली पता पंक्ति का उपयोग केवल उन्हीं के लिए करें जिनसे आप प्रतिक्रिया की अपेक्षा करते हैं। सीसी पता पंक्ति उन प्राप्तकर्ताओं के लिए है जिनके साथ आप विषय साझा करना चाहते हैं, लेकिन उनसे तत्काल प्रतिक्रिया की अपेक्षा न करें।
5. अत्यावश्यकता आपदा
ई-मेल का एक फायदा यह है कि प्रश्न और उत्तर अलग-अलग समय पर व्यक्त किए जा सकते हैं। प्रेषक और प्राप्तकर्ता के पास समय होने पर लिखें या उत्तर दें। इस तरह, बातचीत को अलग-अलग कामकाजी लय में एकीकृत किया जा सकता है। हालांकि, कुछ लोगों में इसके लिए धैर्य की कमी होती है। उत्तर की प्रतीक्षा किए बिना, वे लगातार अनगिनत ई-मेल भेजते हैं, अक्सर एक पठन रसीद और एक अत्यावश्यक नोट के साथ।
इस तरह के व्यवहार को लगभग ज़बरदस्ती के रूप में समझा जा सकता है, इसलिए आपको इससे तुरंत बचना चाहिए। एक नियम के रूप में, वे तेजी से उत्तर नहीं देते हैं। एक मोटे दिशानिर्देश के रूप में, गहन सहयोग के लिए एक दिन में दो से पांच ईमेल ठीक हैं। पढ़ें रसीदें कई लोगों के साथ अलोकप्रिय हैं और "तत्काल" नोट को भी किफ़ायत से इस्तेमाल किया जाना चाहिए।
सुझाव: यदि आप एक निश्चित (उचित) समय सीमा के भीतर प्रतिक्रिया की अपेक्षा करते हैं या चाहते हैं, तो उस जानकारी को संदेश के मुख्य भाग में शामिल करें।
सुरक्षित ई-मेल संचार कंपनी की सुरक्षा करता है
स्वयं एक अच्छा उदाहरण प्रस्तुत करना और उल्लिखित गलतियाँ न करना ई-मेल संचार को अधिक पारदर्शी, अधिक कुशल और शामिल सभी के लिए अधिक सुखद बनाने की दिशा में पहला कदम है। सहकर्मियों को निश्चित रूप से राजी किया जा सकता है यदि वे सावधानीपूर्वक ई-मेल त्रुटियों को इंगित करते हैं जो की गई हैं। यह न केवल आपकी नसों को बख्शता है, बल्कि अंततः समय और धन की भी बचत करता है।
ई-मेल संचार भी एक स्पष्ट और उपयोग में आसान ई-मेल क्लाइंट द्वारा आसान बना दिया गया है जिसके साथ काम करना एक खुशी है। ऐसा ही एक ईएम-क्लाइंट है - कम से कम माइक्रोसॉफ्ट 365 के संयोजन में नहीं। यह ई-मेल, संपर्क, कैलेंडर, कार्यों, नोट्स और चैट के कार्यों को एक ही समाधान में जोड़ता है और Google के साथ भी पूरी तरह से काम करता है। हाल ही में पेश किए गए नए संस्करण 8 में, न केवल उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस को फिर से अनुकूलित किया गया है, ई-मेल एन्क्रिप्शन अब सेट अप करना और भी आसान है।
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ईएमसी क्लाइंट के बारे में
ईएम क्लाइंट की स्थापना 2006 में एक आधुनिक और सरल यूजर इंटरफेस के साथ एक जटिल ईमेल प्रोग्राम विकसित करने के स्पष्ट लक्ष्य के साथ की गई थी। डेस्कटॉप ऐप सभी प्रमुख ईमेल प्रदाताओं का समर्थन करता है, कैलेंडर, संपर्क और चैट फ़ंक्शंस जैसी कई अलग-अलग सुविधाएँ प्रदान करता है, और यह सहज और उपयोग में आसान है। 1,5 मिलियन से अधिक लोग और कंपनियां अपने ईमेल प्रबंधित करने के लिए पहले से ही eM क्लाइंट पर भरोसा करती हैं। अधिक जानकारी के लिए www.emclient.com पर जाएं।