Desde principios de 2022, las empresas han tenido que solicitar y presentar numerosos documentos de forma digital. Esto plantea nuevos desafíos para la protección de datos operativos, ya que también se debe observar el RGPD.
Desde este año, las empresas han tenido que solicitar numerosos documentos a sus empleados en formato digital, para lo que antes bastaba con el formato en papel. El proveedor de servicios de datos con sede en Hamburgo TeamDrive señala que esta es toda la información personal que debe almacenarse de acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Por un lado, esto incluye documentos de los empleados como certificados de afiliación, notificaciones u otras notificaciones de la compañía de seguros de salud o certificados de inscripción para estudiantes que trabajan. Por otro lado, esto también afecta los documentos creados por el empleador, como los registros bajo la Ley de Salario Mínimo y la Ley de Desplazamiento de Trabajadores.
Almacenamiento solo digital
La base para los nuevos requisitos de digitalización es la Ley Séptima que modifica el Libro Cuarto del Código Social y otras leyes a partir de 2020, que establece que los empleadores solo pueden conservar ciertos documentos de acompañamiento y explicativos sobre la remuneración en formato electrónico. De acuerdo con el artículo 18, párrafo 7 de la ley, esto se aplica desde el 1 de enero de 2022.
El director general de TeamDrive, Detlef Schmuck, explica: “Muchos empleadores todavía conservan estos documentos, al menos en parte, en papel. Para ello está previsto un período de transición hasta 2026. Sin embargo, ya es hora de que la TI de la empresa se oriente fundamentalmente hacia el almacenamiento y la gestión de la mayor cantidad de información posible e, idealmente, toda de tal manera que cumpla con los requisitos de protección de datos. La diferenciación antes común entre datos personales y de otro tipo se está volviendo cada vez más confusa, por lo que es recomendable tratar todos los datos de conformidad con el RGPD”.
La conversión de TI a GDPR es más rápida que extender la fecha límite
Las empresas que quieran tomarse su tiempo para el cambio hasta 2026 deben presentar una solicitud al servicio de inspección responsable del seguro de pensiones alemán. "Es más rápido poner en funcionamiento nuestro servicio de datos TeamDrive compatible con GDPR que completar el formulario de solicitud y esperar la confirmación", dice Detlef Schmuck con una sonrisa. El servicio de datos está disponible para su descarga en Internet en https://teamdrive.com/download. Puede probarlo durante 30 días de forma gratuita. El uso a largo plazo cuesta algo menos de cinco euros por puesto de trabajo al mes.
RGPD, GoBD y Ciberseguridad cubiertos
TeamDrive es el llamado servicio de sincronización y uso compartido que permite que cualquier cantidad de computadoras, tabletas y teléfonos inteligentes accedan a una base de datos común en la nube, con todos los datos protegidos de acuerdo con los requisitos legales de protección de datos. El servicio funciona con programas de aplicación comunes de Microsoft, IBM, Oracle o SAP. Además del Reglamento General de Protección de Datos, el servicio de datos también cumple con los "Principios para la correcta gestión y almacenamiento de libros, registros y documentos en formato electrónico" (GoBD). Esto significa, entre otras cosas, que todos los accesos a los datos o cambios en los archivos se pueden registrar de forma rastreable. "La trazabilidad es práctica en cualquier caso en un día a día empresarial cada vez más digital", dice Detlef Schmuck. Esto se aplica en particular cuando se configuran salas de datos conjuntas con clientes, proveedores u otros socios comerciales, lo que TeamDrive habilita con solo unos pocos clics.
Además, TeamDrive proporciona una protección eficaz contra la pérdida de datos y los ataques cibernéticos.Si la información se pierde en los equipos de la empresa, todavía está disponible en la nube. Dado que toda la información está encriptada, incluso los ladrones de datos no pueden hacer nada con el botín porque los datos robados son ilegibles para ellos. TeamDrive funciona según el llamado "principio de conocimiento cero"; Esto significa que el propio proveedor no tiene ninguna clave para los datos del cliente. Incluso un ataque cibernético en TeamDrive no daría lugar a que los datos del cliente cayeran en las manos equivocadas en forma legible.
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