Захист даних стає все більш важливим, у той же час обсяг даних швидко зростає. Без стратегічного підходу компанії програють. Exterro показує, як компанії долають чотири основні перешкоди на шляху до відповідності GDPR.
Сама по собі велика різноманітність нормативних актів щодо відповідності та захисту даних є величезною проблемою. Компанії повинні дотримуватися різних нормативних актів у всьому світі та навіть у Європі, що ускладнюється тим фактом, що ці правила постійно змінюються. Тому вони стикаються з важким завданням постійного адаптування своїх внутрішніх процесів, щоб вони завжди відповідали всім специфікаціям. Невиконання цього може мати серйозні наслідки, оскільки порушення все частіше караються.
Чотири кроки до відповідності GDPR
- ведення інвентаризації даних. Простіше кажучи, якщо організації не знають, де знаходяться їхні дані, хто має до них доступ і хто відповідає за це в їхній організації, неможливо дотримуватися правил захисту даних. Проблема погіршується з кожним днем, коли компанія не оновлює або підтримує свій інвентаризаційний список даних. Тому для створення повної інвентаризації даних важливо фіксувати та враховувати всі місця та джерела даних – чи то файлові сервери, хмарні служби чи поштові системи. Сучасні рішення також визначають процеси, в які ці дані інтегровані, періоди їх зберігання та підтримують визначення процесів видалення. Оскільки дані постійно редагуються або копіюються, або додаються нові дані, початкового збору даних недостатньо – інвентаризацію потрібно регулярно оновлювати. Щоб гарантувати, що це відбувається швидко та не займає надто багато ІТ-ресурсів, розумні інструменти використовують статистичні методи, серед іншого, для виявлення змін у даних і доступі.
- Управління запитами на доступ до даних. Обробка інформації або запитів на видалення відповідно до GDPR може зайняти багато часу через постійно зростаючий обсяг даних і джерел даних, особливо якщо багато таких запитів на доступ суб’єктів даних (DSAR), також відомих як доступ суб’єктів даних запити в цю країну надходять. Відповідальні за це зазвичай працюють із великими списками та таблицями, що призводить до незліченних запитів до колег, щоб зібрати всю необхідну інформацію. Однак ручні процеси займають багато часу та можуть викликати помилки. Вони також абсолютно непридатні для витоків даних, які вимагають звітування до компетентного органу протягом 72 годин і сповіщення постраждалих. Сучасне рішення пропонує автоматизовані та легко настроювані робочі процеси для всіх завдань і дій протягом усього процесу DSAR, скорочуючи необхідний час до хвилин.
- Зменшення ризиків третіх сторін. Що стосується відповідності GDPR, то це сторонні постачальники. Точніше, які партнери та постачальники послуг мають доступ до даних компанії? А які з них небезпечні? Треті сторони, які працюють з конфіденційними даними компанії, але використовують слабкі методи безпеки, збільшують ризик витоку даних. Сучасне рішення для відповідності GDPR створює профілі ризиків для різних партнерів. Завдяки цьому компанії можуть заздалегідь визначити можливі небезпеки та належним чином на них реагувати.
- Боротьба з витоком даних. Залежно від типу порушення компанія повинна сповістити регуляторних органів або клієнтів, дані яких зазнали впливу, і зберігати записи про розслідування порушення протягом певного періоду часу. Точні вимоги залежать від юрисдикції, де відбулися порушення, і норм, які застосовуються до цих даних. Однак рішення повідомляти про інциденти в багатьох організаціях є поєднанням об’єктивних і суб’єктивних міркувань, зокрема під час визначення фактичної тяжкості інциденту. Правильна організація та передача інформації про процес сповіщення має вирішальне значення для того, щоб мати захист у разі витоку даних та інших інцидентів. Сучасні рішення підтримують автоматизовану процедуру звітності, яка також витримується в суді.
«Сьогодні жодна компанія не може дозволити собі проявити грубу недбалість під час обробки особистих даних споживачів і клієнтів – шкода іміджу буде величезною, а накладені штрафи також можуть бути дуже дорогими. Однак дуже мало компаній добре підготовлені до цього. Спроба забезпечити відповідність GDPR електронними таблицями Excel, які ведуться вручну, просто неможлива», — пояснює Іштван Пушкаш, директор відділу продажів DACH Corporate в Exterro. «Завдяки інтелектуальній програмній платформі, як-от Exterro Legal GRC, усі процеси, пов’язані з відповідністю GDPR, ретельно організовуються. Таким чином, компанії можуть гарантувати, що вони відповідають усім вимогам електронного виявлення та захисту даних – і завжди дотримуються вимог законодавства».
Більше на Exterro.com
Про екстерро Exterro надає програмне забезпечення для правового управління, ризиків і відповідності, яке найбільші світові корпорації, юридичні фірми та державні установи використовують для проактивного керування та захисту своїх комплексних процесів захисту даних, дотримання вимог кібербезпеки, юридичних операцій і процесів цифрової криміналістики. Це єдине програмне забезпечення в галузі, яке об’єднує всі юридичні вимоги GRC на одній платформі та пропонує широкі можливості автоматизації.