Verilerin korunması giderek daha önemli hale gelirken, aynı zamanda veri miktarı da hızla artıyor. Stratejik bir yaklaşım olmadan şirketler kaybolur. Exterro, şirketlerin GDPR uyumluluğu yolundaki dört büyük engelin nasıl üstesinden geldiğini gösteriyor.
Çok çeşitli uyumluluk ve veri koruma düzenlemeleri tek başına çok büyük bir zorluktur. Şirketler, dünya çapında ve hatta Avrupa'da farklı düzenlemelere uymak zorunda kalıyor ve bu düzenlemelerin sürekli değişmesi nedeniyle bu durum daha da zorlaşıyor. Bu nedenle, her zaman tüm spesifikasyonlara uymaları için dahili süreçlerini sürekli olarak uyarlamak gibi zor bir görevle karşı karşıya kalıyorlar. Bunu yapmamak, ihlaller giderek daha fazla yaptırıma tabi tutulduğu için ciddi sonuçlar doğurabilir.
GDPR uyumluluğu için dört adım
- bir veri envanteri tutmak. Basitçe söylemek gerekirse, kuruluşlar verilerinin nerede olduğunu, bu verilere kimlerin erişebileceğini ve kuruluşlarında bu verilerden kimin sorumlu olduğunu bilmiyorsa, veri koruma düzenlemelerine uyum sağlamak mümkün değildir. Sorun, bir şirketin veri envanterini güncelleyemediği veya koruyamadığı her gün daha da kötüleşiyor. Kapsamlı bir veri envanteri oluşturmak için, dosya sunucuları, bulut hizmetleri veya posta sistemleri olsun, tüm konumları ve veri kaynaklarını kaydetmek ve dikkate almak önemlidir. Modern çözümler de bu verilerin entegre edildiği süreçleri, tabi oldukları saklama sürelerini belirlemekte ve silme işlemlerinin tanımlanmasını desteklemektedir. Veriler sürekli olarak düzenlendiğinden veya kopyalandığından ya da yeni veriler eklendiğinden, verilerin başlangıçta toplanması yeterli değildir - envanterin düzenli olarak güncellenmesi gerekir. Bunun hızlı bir şekilde gerçekleşmesini ve çok fazla BT kaynağı kullanmamasını sağlamak için akıllı araçlar, diğer şeylerin yanı sıra verilerdeki ve erişimdeki değişiklikleri algılamak için istatistiksel yöntemler kullanır.
- Veri erişimi isteklerini yönetme. GDPR'ye göre bilgilerin işlenmesi veya silme talepleri, sürekli artan veri miktarı ve artan veri kaynağı sayısı nedeniyle çok zaman alabilir - özellikle veri sahibi erişimi olarak da bilinen bu tür Veri Sahibi Erişim İsteklerinin (DSAR) çoğu varsa Bu ülkede talepler, varmak. Bundan sorumlu olanlar genellikle kapsamlı listeler ve tablolarla çalışırlar, bu da gerekli tüm bilgileri toplamak için meslektaşların sayısız sorgulama yapmasına yol açar. Ancak, manuel işlemler zaman alıcıdır ve hataya açıktır. Ayrıca 72 saat içinde yetkili makama bildirilmesi ve etkilenenlere bildirilmesini gerektiren veri ihlalleri için de tamamen uygun değildir. Modern bir çözüm, tüm DSAR süreci boyunca tüm görevler ve etkinlikler için otomatikleştirilmiş ve kolayca özelleştirilebilen iş akışları sunarak gereken süreyi dakikalara indirir.
- Üçüncü Taraf Risklerini Azaltma. GDPR uyumluluğu söz konusu olduğunda gözden kaçan şeylerden biri de üçüncü taraf sağlayıcılardır. Daha doğrusu, hangi ortakların ve hizmet sağlayıcıların şirket verilerine erişimi var? Ve hangileri tehlikeli? Hassas şirket verileriyle çalışan ancak gevşek güvenlik uygulamaları kullanan üçüncü taraflar, veri ihlali riskini artırır. GDPR uyumluluğuna yönelik modern bir çözüm, farklı iş ortakları için risk profilleri oluşturur. Bunlar sayesinde şirketler olası tehlikeleri önceden tespit edip bunlara uygun şekilde tepki verebilirler.
- Veri ihlalleriyle ilgilenmek. İhlalin türüne bağlı olarak bir şirket, verileri etkilenen düzenleyicileri veya müşterileri bilgilendirmeli ve ihlali araştıran kayıtları belirli bir zaman dilimi için saklamalıdır. Kesin gereksinimler, ihlallerin gerçekleştiği yargı bölgelerine ve bu veriler için geçerli olan düzenlemelere bağlıdır. Bununla birlikte, birçok kuruluşta olayları raporlama kararı, olayın gerçek ciddiyetinin belirlenmesi dahil olmak üzere, nesnel ve öznel değerlendirmelerin bir birleşimidir. Bildirim sürecini düzgün bir şekilde düzenlemek ve iletmek, veri ihlalleri ve diğer olaylar durumunda savunulabilir olmak için kritik öneme sahiptir. Modern çözümler, mahkemede de geçerli olan otomatik bir raporlama prosedürünü destekler.
"Bugün hiçbir şirket, tüketicilerden ve müşterilerden gelen kişisel verileri işlerken ağır ihmalkar davranmayı göze alamaz - görüntü hasarı çok büyük olur ve uygulanan para cezaları da gerçekten pahalı olabilir. Ancak, çok az şirket buna iyi hazırlanmış. Exterro'da DACH Corporate Satış Direktörü Istvan Puskas, manuel olarak tutulan Excel elektronik tablolarıyla GDPR uyumluluğunu sağlamaya çalışmak kesinlikle imkansız" diye açıklıyor. "Exterro Legal GRC gibi akıllı bir yazılım platformuyla, GDPR uyumluluğuyla ilgili tüm süreçler dikkatli bir şekilde yönetiliyor. Bu şekilde şirketler, tüm e-keşif ve veri koruma gerekliliklerini karşıladıklarından ve her zaman yasal gerekliliklere uyduklarından emin olabilir.”
Daha fazlası Exterro.com'da
dış mekan hakkında Exterro, dünyanın en büyük şirketlerinin, hukuk firmalarının ve devlet kurumlarının karmaşık veri koruma, siber güvenlik uyumluluğu, yasal operasyonları ve adli bilişim süreçlerini proaktif bir şekilde yönetmek ve korumak için kullandıkları yasal yönetişim, risk ve uyumluluk yazılımı sağlar. Yazılım, sektördeki tüm yasal GRC gereksinimlerini tek bir platformda birleştiren ve kapsamlı otomasyon yetenekleri sunan tek yazılımdır.