Özellikle home office zamanlarında, kurumsal iletişim olarak e-postalar her zaman siber bir risktir. İşte e-posta iletişimindeki en kötü beş hataya genel bir bakış.
Artan korona vakaları göz önüne alındığında, sonbaharda bir “ikinci dalga” olası bir senaryodur. Bu sefer yayılmayı kontrol altına almak için hangi önlemlerin alınacağı hala belirsiz. İlk sokağa çıkma yasağı aşaması, çalışanlarla ve çalışanlar arasındaki verimli iletişimin şirketler için belirleyici bir başarı faktörü olduğunu gösterdi. E-posta yoluyla gerçekleşirse, genellikle kolayca önlenebilecek hatalarla yavaşlar. En önemlilerini burada sizin için derledik.
1. Konu ikilemi
Klasik e-posta hatası: Gönderen, konunun ne olması gerektiğini düşünmemiştir. İlke her zaman mesajın konusunun konudan net olması olmalıdır. Durum böyle değilse, alıcı başlangıçta karanlıkta el yordamıyla: Ne hakkında? E-postayı hemen işlemek zorunda mıyım?
Belirsiz konu satırları genellikle, yeni bir endişe kaynağı olsa da eski bir e-postada "Yanıtla"ya tıklama gibi kötü bir alışkanlıktan kaynaklanır. Alıcı yeni konuyu kendisi eklemezse e-postayı daha sonra tekrar bulma şansı çok azdır. Ek olarak, gönderenin dikkatsizliğinden rahatsız olacak ve bu da ona ek iş yükü getirecektir.
İpucu: Eski bir e-posta görüşmesiyle bağlantılı yeni bir mesaj gönderiyorsanız, konuyu güncelleyin ve görüşmeye devam edin - bu süreklilik sağlar ve yeni konu hala nettir.
2. Yoldan cevaplar
E-posta yoluyla iletişim kurarken, gönderen genellikle alıcının o anki ruh hali hakkında hiçbir şey bilmez. Bu nedenle yanlış bir kelime bile tahrişe neden olabilir. Alıcının tepkisine göre düzeltici işlem yapma olasılığı da yoktur. E-postalar hassasiyet ister ve her zaman özenle yazılmalıdır. Hızlı yazılan e-postalar bu nedenle yüksek riskle ilişkilendirilir. Bu, hareket halindeyken e-postalar için özellikle yüksektir. Ayrıca, ortalamanın üzerinde yazım hatası nedeniyle, bunlar genellikle alıcı için bir kabustur.
İpucu: "Zor" bir e-posta yazıyorsanız, göndermeden önce tekrar kaydet düğmesine basmak daha iyidir. Mümkünse daha sonra ikinci bir kez bakın.
3. Zincir E-posta Karışıklığı
Birçoğu, yeni fikirler eklemeden önce bir tartışmanın durumunu kısaca özetleme çabasından kaçınır. Giderek daha uzun süren e-postalar bu şekilde ileri geri gönderilir. Alıcı daha sonra tartışmanın önceki seyrini aşağıdan yukarıya zahmetli bir şekilde okumak zorundadır. Zincir e-postalar, kendi şirketiniz dışındaki alıcılara da gönderildiklerinde özellikle önemlidir. Hızlı yönlendirme yapılırken, örneğin gizli bilgilerden bahsedildiği için, muhataplardan birinin e-posta trafiğinin belirli kısımlarını görmemeyi tercih edebileceği çoğu zaman göz ardı edilir.
İpucu: Karmaşık sorunları açıklığa kavuşturmak için gönderenin ve alıcının çok sayıda e-posta gönderip aldığı sözde e-posta ping-pong'undan kaçınmak için, sadece hızlı bir arama yapmalısınız. Açıklığa kavuşturma çağrısı genellikle böyle bir durumda çok daha etkilidir ve yanlış anlamaları önler.
4. Kim sorumludur?
Sorumluluğu olabildiğince geniş bir dağıtım listesiyle gruba kaydırma girişimi de çok popülerdir. Ancak, dahil olan herkes yalnızca kaybedebilir. Sürekli olarak büyük bir posta listesiyle iletişim kuran herkes, yalnızca sonunda kimsenin konuyla özdeşleşmediğini başarır. Bir alıcının, e-postanın yalnızca bir kopyasını almasına rağmen, bazen bir e-postayı yanıtlamak zorunda hissettiği doğrudur. Bunun aslında muhatap olunan kişi olması daha büyük bir tesadüf olacaktır. 20 kişiyle sohbet etmek istemiyorsa, suçlanması pek mümkün değil.
İpucu: Alıcı listesi genellikle mümkün olduğu kadar küçük ve iyi organize edilmiş olmalıdır. İlk adres satırını yalnızca yanıt beklediğiniz kişiler için kullanın. CC adres satırı, konuyu paylaşmak istediğiniz ancak onlardan hemen yanıt beklemediğiniz alıcılar içindir.
5. Acil Durum Felaketi
E-postaların bir avantajı, soru ve cevabın farklı zamanlarda ifade edilebilmesidir. Gönderen ve alıcı, zamanları olduğunda yazar veya yanıtlar. Bu şekilde, konuşma farklı çalışma ritimlerine entegre edilebilir. Ancak, bazı insanlar bunun için sabırdan yoksundur. Yanıt beklemeden arka arkaya sayısız e-posta gönderirler, genellikle okundu bilgisi ve acil durum notu ile birlikte.
Bu tür davranışlar neredeyse zorlama olarak yorumlanabilir, bu nedenle acilen bundan kaçınmalısınız. Kural olarak, daha hızlı yanıtlara yol açmazlar. Kaba bir kural olarak, yoğun işbirliği için günde iki ila beş e-posta yeterlidir. Okundu bilgileri birçok kişi arasında popüler değildir ve "acil" notu da idareli kullanılmalıdır.
İpucu: Belirli (makul) bir süre içinde bir yanıt bekliyorsanız veya buna ihtiyacınız varsa, bu bilgiyi iletinin gövdesine ekleyin.
Güvenli e-posta iletişimi şirketi korur
Kendinize iyi bir örnek olmak ve belirtilen hataları artık yapmamak, e-posta iletişimini dahil olan herkes için daha şeffaf, daha verimli ve daha keyifli hale getirmenin ilk adımıdır. Meslektaşlar, yapılan e-posta hatalarını dikkatlice belirtirlerse kesinlikle ikna edilebilirler. Bu sadece sinirlerinizi korumakla kalmaz, sonuçta zamandan ve paradan da tasarruf sağlar.
E-posta iletişimi, birlikte çalışmaktan zevk alan, net ve kullanımı kolay bir e-posta istemcisi ile de kolaylaştırılmıştır. Bunlardan biri eM-Client'tir - en azından Microsoft 365 ile birlikte. E-posta, kişiler, takvim, görevler, notlar ve sohbet işlevlerini tek bir çözümde birleştirir ve ayrıca Google ile mükemmel çalışır. Kısa bir süre önce tanıtılan yeni sürüm 8'de, yalnızca kullanıcı arabirimi yeniden optimize edilmekle kalmadı, e-posta şifrelemenin kurulumu artık daha da kolay.
EMclient.com'da daha fazla bilgi edinin
eMClient hakkında
eM İstemcisi, modern ve basit bir kullanıcı arayüzü ile karmaşık bir e-posta programı geliştirme hedefiyle 2006 yılında kuruldu. Masaüstü uygulaması tüm büyük e-posta sağlayıcılarını destekler, takvim, kişiler ve sohbet işlevleri gibi birçok farklı özellik sunar ve sezgiseldir ve kullanımı kolaydır. 1,5 milyondan fazla kişi ve şirket, eM İstemcisine e-postalarını yönetmek için zaten güveniyor. Daha fazla bilgi için www.emclient.com adresini ziyaret edin.