2022'nin başından bu yana şirketler çok sayıda belgeyi dijital ortamda talep etmek ve sunmak zorunda kaldı. Bu, GDPR'ye de uyulması gerektiğinden, operasyonel veri koruması için yeni zorluklar doğurur.
Bu yıldan bu yana şirketler, çalışanlarından daha önce kağıt formunun yeterli olduğu çok sayıda belgeyi dijital belge olarak talep etmek zorunda kaldı. Hamburg merkezli veri hizmeti sağlayıcısı TeamDrive, bunların Genel Veri Koruma Yönetmeliği'ne (GDPR) uygun olarak saklanması gereken tüm kişisel bilgiler olduğuna dikkat çekiyor. Bir yandan, bu, üyelik sertifikaları, bildirimler veya sağlık sigortası şirketinden gelen diğer bildirimler veya çalışan öğrenciler için kayıt sertifikaları gibi çalışan belgelerini içerir. Öte yandan bu, Asgari Ücret Yasası ve İşçilerin Görevlendirilmesi Yasası kapsamındaki kayıtlar gibi işveren tarafından oluşturulan belgeleri de etkiler.
Yalnızca dijital depolama
Yeni dijitalleştirme gerekliliklerinin temeli, Sosyal Yasanın Dördüncü Kitabını ve 2020'den itibaren diğer yasaları değiştiren Yedinci Yasadır; bu, işverenlerin ücretlendirmeyle ilgili yalnızca belirli eşlik eden ve açıklayıcı belgeleri elektronik biçimde tutabileceğini şart koşar. Kanunun 18. maddesinin 7. fıkrasına göre bu durum 1 Ocak 2022 tarihinden itibaren uygulanmaktadır.
TeamDrive Genel Müdürü Detlef Schmuck şöyle açıklıyor: "Birçok işveren, bu belgeleri, en azından kısmen, hâlâ kağıt formda tutuyor. Bunun için 2026 yılına kadar bir geçiş dönemi planlanıyor. Bununla birlikte, şirket BT'sinin temel olarak mümkün olduğu kadar çok bilgiyi ve ideal olarak hepsini veri koruma gereksinimlerini karşılayacak şekilde depolamaya ve yönetmeye yönelik olmasının tam zamanı. Kişisel ve diğer veriler arasında daha önce yaygın olan ayrım giderek kafa karıştırıcı hale geliyor, bu nedenle tüm verilerin GDPR'ye uygun olarak ele alınması tavsiye ediliyor."
BT'nin GDPR'ye dönüşümü, süreyi uzatmaktan daha hızlıdır
Geçiş için 2026 yılına kadar zaman ayırmak isteyen şirketlerin, Alman emeklilik sigortasının sorumlu teftiş servisine başvuruda bulunmaları gerekmektedir. Detlef Schmuck gülümseyerek, "GDPR uyumlu veri hizmetimiz TeamDrive'ı devreye almak, başvuru formunu doldurup onay beklemekten daha hızlıdır," diyor. Veri hizmeti, İnternette https://teamdrive.com/download adresinden indirilebilir. 30 gün boyunca ücretsiz test edebilirsiniz. Uzun süreli kullanım, iş istasyonu başına aylık beş Euro'nun biraz altında.
GDPR, GoBD ve Siber Güvenlik kapsam dahilindedir
TeamDrive, herhangi bir sayıda bilgisayarın, tabletin ve akıllı telefonun buluttaki ortak bir veritabanına erişmesine izin veren ve tüm verilerin yasal veri koruma gerekliliklerine uygun olarak korunduğu sözde bir senkronizasyon ve paylaşım hizmetidir. Hizmet, Microsoft, IBM, Oracle veya SAP'nin ortak uygulama programlarıyla çalışır. Veri hizmeti, Genel Veri Koruma Yönetmeliği'ne ek olarak "Elektronik ortamda defter, kayıt ve belgelerin usulüne uygun yönetimi ve saklanmasına ilişkin İlkeler" (GoBD) ile de uyumludur. Bu, diğer şeylerin yanı sıra, verilere tüm erişimlerin veya dosyalardaki değişikliklerin izlenebilir bir şekilde kaydedilebileceği anlamına gelir. Detlef Schmuck, "İzlenebilirlik, giderek dijitalleşen günlük işlerde her durumda pratiktir" diyor. Bu, özellikle müşteriler, tedarikçiler veya diğer iş ortakları ile TeamDrive'ın yalnızca birkaç tıklamayla etkinleştirdiği ortak veri odaları oluşturulduğunda geçerlidir.
Ayrıca TeamDrive, veri kaybına ve siber saldırılara karşı etkin koruma sağlar.Şirket bilgisayarlarındaki bilgiler kaybolsa bile bulutta yine kullanılabilir. Tüm bilgiler baştan sona şifrelendiğinden, çalınan veriler onlar için okunamaz olduğundan, veri hırsızları bile ganimetle hiçbir şey yapamaz. TeamDrive sözde "sıfır bilgi ilkesine" göre çalışır; Bu, sağlayıcının kendisinin müşteri verileri için herhangi bir anahtarı olmadığı anlamına gelir. TeamDrive'a yönelik bir siber saldırı bile, müşteri verilerinin okunabilir biçimde yanlış ellere geçmesine neden olmaz.
Daha fazlası Teamdrive.com'da