İçerik işbirliği sırasında hassas verileri güvenilir bir şekilde korumak için şirketlerin kapsamlı bir stratejiye ve doğru teknik desteğe ihtiyacı vardır. ownCloud neyin önemli olduğunu açıklıyor.
Dijital çalışma dünyası, içerik işbirliği olmadan hayal bile edilemez. Ancak, belgeler üzerinde birlikte çalışırken şirketler çok sayıda düzenleyici gerekliliğe tabidir. GDPR, onları kişisel bilgileri korumaya zorunlu kılar ve yaklaşan NIS 2 yönergesi, kritik altyapıların operatörlerine katı veri güvenliği gereksinimleri getirir. Ayrıca şirketler, hassas verilerin gizli bir şekilde ele alınması konusunda müşteriler, ortaklar ve tedarikçilerle yapılan anlaşmalara bağlı kalmalıdır.
Kapsamlı veri stratejisi
Bu gereklilikleri karşılamak için şirketler, kapsamlı bir veri stratejisi geliştirmeli ve tüm yaşam döngüsü boyunca verilerin yönetimi ve korunması için yönergeler çıkarmalıdır. İçerik işbirliği platformunuz, bu yönergelerin teknik olarak uygulanmasını verimli bir şekilde desteklemelidir. Bunu yapmak için birkaç temel gereksinimi karşılaması gerekir. İçerik işbirliği uzmanı ownCloud neyin önemli olduğunu açıklıyor:
- 1. Erişim haklarının kontrolü. Hangi kullanıcıların hangi dosyalara erişmesine izin verilir? Platform, belgeleri şirket yönergelerine göre otomatik olarak sınıflandırmayı ve bunlara uygun sürüm ayarlarını atamayı mümkün kılmalıdır. Bunu yaparken, belgelerin daha da geliştirilmesini de dikkate almalıdır. Oluşturulduğunda kritik olmayan bir dosya, bir çalışanın kişisel bilgiler eklemesi nedeniyle işbirliği sırasında GDPR ile ilgili hale gelebilir.
- 2. Meta verilerle zenginleştirme. İçerik işbirliğinde, kullanıcılar çoğunlukla yapılandırılmamış veriler içeren dosyaları düzenler. Bu tür dosyaların analiz edilebilmesi ve böylece otomatik olarak sınıflandırılabilmesi için meta verilere ihtiyaçları vardır. Bu nedenle platform, dosyaları meta verilerle zenginleştirmek için mümkün olduğunca çok yol sunmalıdır: dosyanın kendisinden türetmeden görüntü tanıma, OCR veya AI kullanarak otomatik oluşturmaya ve manuel atamaya kadar.
- 3. Elde Tutma Yönetimi. Birçok dosya saklama gereksinimlerine tabidir. Bazıları hiç saklanmayabilir, diğerleri işleme amaçları artık geçerli olmadığında silinmeli, diğerleri ise onlarca yıl saklanmalıdır. Yaşam döngüsü yönetimi, tüm depolama ve silme yükümlülüklerine uyumu güvenilir bir şekilde sağlayabilecekleri şirketlerin kullanımına açık olmalıdır.
- 4. Depolama yerlerinin kontrolü. Çalışanlar, dosyaları cihazlarında yerel olarak depoladığında, kuruluşlar artık bunları denetleyemez. Bu genellikle bir sorun değildir, ancak hassas dosyalarda bir risktir. Bu nedenle şirketler yerel depolamayı kontrol edebilmeli ve gerekirse engelleyebilmelidir. Özellikle hassas belgeler söz konusu olduğunda, bunların sunucudan hiç ayrılmamaları ve yalnızca filigranlı görüntülerinin kullanıcının tarayıcısına aktarılması bile gerekli olabilir.
- 5. Dosya Kurtarma. Bir içerik işbirliği platformu, sürüm oluşturma herhangi bir dosyayı herhangi bir zamanda herhangi bir noktaya geri döndürmeye izin veriyorsa, fidye yazılımı saldırılarına karşı savunmada güçlü bir araç olabilir. Ardından şirketler, dosyaları fidye yazılımı tarafından şifrelenmeden hemen önceki durumuna geri yükleyebilir.
ownCloud'un kurucu ortağı ve COO'su Holger Dyroff, "Teknik özelliklere ek olarak şirketler, platformun gelecekteki uygulanabilirliğine de dikkat etmelidir" diye açıklıyor. "Örneğin, Microsoft yakında SharePoint'in şirket içi sürümünü desteklemeyi bırakacak ve yalnızca genel buluttan içerik işbirliği aracını sunacak. Ardından, hassas verileri korumaya yönelik birçok stratejiyi artık yeterince destekleyemez. Şirketler, işletim modelinde kendilerine özgür seçim sağlayan bir çözüme güvenirlerse, seçeneklerini gelecek için açık tutarlar."
Daha fazlası owncloud.com'da
ownCloud hakkında ownCloud, ekiplerin dosyalara herhangi bir yerden, herhangi bir cihazdan kolayca erişmesini ve bunlar üzerinde işbirliği yapmasını sağlayan açık kaynaklı dijital işbirliği yazılımını geliştirir ve entegre eder. Dünya çapında 200 milyondan fazla insan şimdiden ownCloud'u genel bulutlara bir alternatif olarak kullanıyor ve bu nedenle daha fazla dijital egemenlik, güvenlik ve veri korumayı tercih ediyor.