データ保護の重要性はますます高まっていますが、同時にデータ量は急速に増加しています。 戦略的アプローチがなければ、企業は失われます。 Exterro は、企業が GDPR コンプライアンスに至るまでの XNUMX つの主要なハードルをどのように克服したかを示しています。
多種多様なコンプライアンスおよびデータ保護規制だけでも、非常に大きな課題です。 企業は、世界中のさまざまな規制に準拠する必要があり、ヨーロッパ内でさえも準拠する必要があります。これらの規制は絶えず変化しているという事実により、これはさらに困難になっています。 そのため、常にすべての仕様に準拠するように内部プロセスを継続的に適応させるという困難なタスクに直面しています。 違反はますます制裁を受けているため、そうしないと深刻な結果を招く可能性があります。
GDPR コンプライアンスへの XNUMX つのステップ
- データインベントリの維持。 簡単に言えば、データがどこにあるか、誰がデータにアクセスでき、誰が組織内で責任を負うのかを組織が把握していなければ、データ保護規制に準拠することはできません。 企業がデータ インベントリの更新または維持に失敗すると、問題は日ごとに悪化します。 したがって、包括的なデータ インベントリを作成するには、ファイル サーバー、クラウド サービス、メール システムなど、すべての場所とデータ ソースを記録して考慮することが重要です。 最新のソリューションは、このデータが統合されるプロセス、対象となる保持期間も決定し、削除プロセスの定義をサポートします。 データは常に編集またはコピーされているか、新しいデータが追加されているため、最初のデータ収集だけでは十分ではなく、インベントリを定期的に更新する必要があります。 これが迅速に行われ、多くの IT リソースを占有しないようにするために、スマート ツールは統計的手法などを使用して、データとアクセスの変化を検出します。
- データ アクセスの要求を管理します。 GDPR に従った情報または削除要求の処理は、データの量が常に増加し、データ ソースの数が増加しているため、非常に時間がかかる可能性があります。特に、データ主体アクセスとも呼ばれるそのようなデータ主体アクセス要求 (DSAR) が多数ある場合はなおさらです。この国にリクエストが届きます。 これを担当する担当者は、通常、膨大なリストやテーブルを操作するため、必要な情報をすべて収集するために同僚に無数のクエリを実行することになります。 ただし、手動プロセスは時間がかかり、エラーが発生しやすくなります。 また、72 時間以内に管轄当局に報告し、影響を受けた者に通知する必要があるデータ侵害にはまったく適していません。 最新のソリューションは、DSAR プロセス全体に沿ったすべてのタスクとアクティビティに対して、自動化された簡単にカスタマイズ可能なワークフローを提供し、必要な時間を数分に短縮します。
- サードパーティのリスクを軽減します。 GDPR への準拠に関して、目立たない傾向にあるものの XNUMX つは、サードパーティ プロバイダーです。 より正確には、どのパートナーやサービス プロバイダーが会社のデータにアクセスできますか? そして、どれが危険ですか？ 機密性の高い企業データを扱うサード パーティが、セキュリティ対策を怠ると、データ侵害のリスクが高まります。 GDPR コンプライアンスのための最新のソリューションは、さまざまなパートナーのリスク プロファイルを作成します。 これらにより、企業は潜在的な危険を事前に特定し、適切に対応することができます。
- データ侵害への対処。 違反の種類に応じて、企業はデータが影響を受ける規制当局または顧客に通知し、特定の期間、違反を調査する記録を保持する必要があります。 正確な要件は、違反が発生した法域とそのデータに適用される規制によって異なります。 ただし、多くの組織では、インシデントの実際の深刻度を判断する場合を含め、インシデントに関する報告の決定は、客観的および主観的な考慮事項を組み合わせて行います。 通知プロセスを適切に調整して伝達することは、データ侵害やその他のインシデントが発生した場合に防御できるようにするために重要です。 最新のソリューションは、法廷でも有効な自動報告手順をサポートしています。
「今日、消費者や顧客からの個人データを扱う際に重大な怠慢を許す企業はありません。イメージの損害は甚大であり、課せられる罰金も非常に高額になる可能性があります。 しかし、その準備が整っている企業はほとんどありません。 手作業で維持されている Excel スプレッドシートで GDPR コンプライアンスを確保しようとすることは、まったく不可能です」と、Exterro の DACH Corporate セールス ディレクターである Istvan Puskas 氏は説明します。 「Exterro Legal GRC のようなインテリジェントなソフトウェア プラットフォームにより、GDPR コンプライアンスに関連するすべてのプロセスが慎重に調整されます。 このようにして、企業はすべての電子情報開示とデータ保護の要件を確実に満たし、常に法的要件に準拠することができます。」
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エクステロについて Exterro は、世界最大の企業、法律事務所、および政府機関が、複雑なデータ保護、サイバーセキュリティ コンプライアンス、法務およびデジタル フォレンジック プロセスをプロアクティブに管理および保護するために使用する法務ガバナンス、リスクおよびコンプライアンス ソフトウェアを提供します。 このソフトウェアは、単一のプラットフォーム内ですべての法的 GRC 要件を組み合わせ、広範な自動化機能を提供する業界で唯一のものです。