2022 年の初め以来、企業は多数のドキュメントをデジタルで要求および提出する必要がありました。 GDPR も順守する必要があるため、運用上のデータ保護に新たな課題が生じます。
今年以来、企業は従業員に電子文書として多数の文書を要求する必要がありましたが、以前は紙のフォームで十分でした。 ハンブルグを拠点とするデータ サービス プロバイダーの TeamDrive は、これはすべて一般データ保護規則 (GDPR) に従って保存する必要がある個人情報であると指摘しています。 一方では、これには、会員証、健康保険会社からの通知またはその他の通知、または社会人学生の入学証明書などの従業員文書が含まれます。 一方、これは、最低賃金法や労働者掲示法に基づく記録など、雇用主が作成する文書にも影響します。
ストレージのみデジタル
新しいデジタル化要件の根拠は、2020 年からの社会法典第 18 巻およびその他の法律を改正する第 7 法であり、雇用主は報酬に関する特定の添付文書および説明文書のみを電子形式で保持することができると規定しています。 法第 1 条第 2022 項によると、これは XNUMX 年 XNUMX 月 XNUMX 日から適用されます。
TeamDrive のマネージング ディレクターである Detlef Schmuck 氏は次のように説明しています。 これについては、2026 年までの移行期間が計画されています。 それにもかかわらず、企業の IT は基本的に、可能な限り多くの情報を保存および管理するように調整され、理想的にはそのすべてがデータ保護要件を満たすような方法で調整される時が来ました。 以前は個人データとその他のデータを区別するのが一般的でしたが、ますます混乱が生じているため、すべてのデータを GDPR に従って処理することをお勧めします。」
GDPRへのIT化は期限延長より早い
2026 年までの切り替えに時間をかけたい企業は、ドイツの年金保険の責任ある検査サービスに申請書を提出する必要があります。 「申請フォームに記入して確認を待つよりも、GDPR 準拠のデータ サービス TeamDrive を運用する方が早いです」と Detlef Schmuck 氏は笑顔で述べています。 データ サービスは、インターネット (https://teamdrive.com/download) からダウンロードできます。 30日間無料でお試しいただけます。 長期使用の費用は、ワークステーションあたり月額 XNUMX ユーロ弱です。
GDPR、GoBD、サイバーセキュリティをカバー
TeamDrive は、すべてのデータが法的データ保護要件に従って保護された状態で、任意の数のコンピューター、タブレット、およびスマートフォンがクラウド内の共通データベースにアクセスできるようにする、いわゆる同期および共有サービスです。 このサービスは、Microsoft、IBM、Oracle、または SAP の一般的なアプリケーション プログラムと連携します。 一般データ保護規則に加えて、データ サービスは「電子形式の帳簿、記録、文書の適切な管理と保管に関する原則」(GoBD) にも準拠しています。 これは、とりわけ、データへのすべてのアクセスまたはファイルへの変更を追跡可能な方法でログに記録できることを意味します。 「トレーサビリティは、ますますデジタル化が進む日常業務において、いずれにせよ実用的です」と Detlef Schmuck 氏は言います。 これは特に、共同データ ルームが顧客、サプライヤー、または他のビジネス パートナーとセットアップされている場合に当てはまります。これは、TeamDrive を使用すると数回のクリックで可能になります。
さらに、TeamDrive は、データ損失やサイバー攻撃に対する効果的な保護を提供します. 会社のコンピューターで情報が失われた場合でも、クラウドで引き続き利用できます. すべての情報が暗号化されているため、盗まれたデータを読み取ることができないため、データ泥棒でさえ戦利品をどうすることもできません。 TeamDrive は、いわゆる「ゼロ知識原則」に従って動作します。 これは、プロバイダー自体が顧客データへのキーを持っていないことを意味します。 TeamDrive に対するサイバー攻撃でさえ、顧客データが読み取り可能な形式で悪用されることはありません。
詳しくは Teamdrive.com をご覧ください