सामग्री सहयोग के दौरान संवेदनशील डेटा को मज़बूती से सुरक्षित रखने के लिए, कंपनियों को एक व्यापक रणनीति - और सही तकनीकी सहायता की आवश्यकता होती है। ओनक्लाउड बताता है कि क्या मायने रखता है।
सामग्री सहयोग के बिना डिजिटल कामकाजी दुनिया की शायद ही कल्पना की जा सकती है। हालांकि, दस्तावेजों पर एक साथ काम करते समय, कंपनियां कई नियामक आवश्यकताओं के अधीन होती हैं। GDPR उन्हें व्यक्तिगत जानकारी की रक्षा करने के लिए बाध्य करता है और आगामी NIS 2 निर्देश महत्वपूर्ण बुनियादी ढांचे के ऑपरेटरों पर सख्त डेटा सुरक्षा आवश्यकताओं को लागू करता है। इसके अलावा, संवेदनशील डेटा की गोपनीय हैंडलिंग पर कंपनियों को ग्राहकों, भागीदारों और आपूर्तिकर्ताओं के साथ समझौतों का पालन करना चाहिए।
व्यापक डेटा रणनीति
इन आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए, कंपनियों को एक व्यापक डेटा रणनीति विकसित करनी चाहिए और पूरे जीवन चक्र में डेटा के प्रबंधन और सुरक्षा के लिए दिशानिर्देश प्राप्त करने चाहिए। आपके सामग्री सहयोग मंच को तब इन दिशानिर्देशों के तकनीकी कार्यान्वयन का कुशलतापूर्वक समर्थन करना चाहिए। ऐसा करने के लिए, उसे कुछ प्रमुख आवश्यकताओं को पूरा करना होगा। सामग्री सहयोग विशेषज्ञ ओनक्लाउड बताते हैं कि क्या महत्वपूर्ण है:
- 1. अभिगम अधिकारों का नियंत्रण. किन उपयोगकर्ताओं को कौन सी फाइलों तक पहुंचने की अनुमति है? प्लेटफ़ॉर्म को कंपनी के दिशानिर्देशों के आधार पर दस्तावेज़ों को स्वचालित रूप से वर्गीकृत करना और उन्हें उपयुक्त रिलीज़ सेटिंग असाइन करना संभव बनाना चाहिए। ऐसा करने में, इसे दस्तावेज़ों के आगे के विकास को भी ध्यान में रखना चाहिए। एक फ़ाइल जो बनाई जाने के समय महत्वपूर्ण नहीं थी, सहयोग के दौरान जीडीपीआर-प्रासंगिक बन सकती है क्योंकि एक कर्मचारी व्यक्तिगत जानकारी जोड़ता है।
- 2. मेटाडेटा के साथ संवर्धन। सामग्री सहयोग में, उपयोगकर्ता ज्यादातर असंरचित डेटा वाली फ़ाइलों को संपादित करते हैं। ऐसी फ़ाइलों का विश्लेषण करने में सक्षम होने के लिए और इस प्रकार स्वचालित रूप से वर्गीकृत करने के लिए, उन्हें मेटाडेटा की आवश्यकता होती है। इसलिए प्लेटफॉर्म को मेटाडेटा के साथ फाइलों को समृद्ध करने के लिए यथासंभव कई तरीकों की पेशकश करनी चाहिए: छवि पहचान, ओसीआर या एआई का उपयोग करके मैन्युअल असाइनमेंट के लिए फ़ाइल से स्वचालित पीढ़ी तक।
- 3. अवधारण प्रबंधन। कई फाइलें अवधारण आवश्यकताओं के अधीन हैं। कुछ को बिल्कुल भी संग्रहीत नहीं किया जा सकता है, जैसे ही उनका प्रसंस्करण उद्देश्य लागू नहीं होता है, अन्य को हटा दिया जाना चाहिए, जबकि अन्य को दशकों तक संग्रहीत किया जाना चाहिए। जीवनचक्र प्रबंधन उन कंपनियों के लिए उपलब्ध होना चाहिए जिनके साथ वे सभी भंडारण और विलोपन दायित्वों का अनुपालन सुनिश्चित कर सकें।
- 4. भंडारण स्थानों का नियंत्रण। जब कर्मचारी फ़ाइलों को अपने डिवाइस पर स्थानीय रूप से संग्रहीत करते हैं, तो संगठन अब उनकी देखरेख नहीं कर सकते हैं। यह आमतौर पर कोई समस्या नहीं है, लेकिन यह संवेदनशील फ़ाइलों के साथ एक जोखिम है। इसलिए, कंपनियों को स्थानीय भंडारण को नियंत्रित करने और यदि आवश्यक हो तो इसे रोकने में सक्षम होना चाहिए। विशेष रूप से संवेदनशील दस्तावेज़ों के मामले में, यह भी आवश्यक हो सकता है कि वे कभी भी सर्वर को न छोड़ें और केवल उनकी वॉटरमार्क वाली छवियों को उपयोगकर्ता के ब्राउज़र पर स्ट्रीम किया जाए।
- 5. फाइल रिकवरी। रैंसमवेयर हमलों से बचाव के लिए एक सामग्री सहयोग मंच एक शक्तिशाली उपकरण हो सकता है - यदि इसका संस्करण किसी भी समय किसी भी फ़ाइल को वापस करने की अनुमति देता है। फिर कंपनियां फ़ाइलों को उस स्थिति में पुनर्स्थापित कर सकती हैं, जिसमें वे रैंसमवेयर द्वारा एन्क्रिप्ट किए जाने से ठीक पहले थीं।
ओनक्लाउड के सह-संस्थापक और सीओओ होल्गर डाइरॉफ़ बताते हैं, "तकनीकी सुविधाओं के अलावा, कंपनियों को प्लेटफ़ॉर्म की भविष्य की व्यवहार्यता पर भी ध्यान देना चाहिए।" “उदाहरण के लिए, Microsoft जल्द ही SharePoint के ऑन-प्रिमाइसेस संस्करण का समर्थन करना बंद कर देगा और केवल सार्वजनिक क्लाउड से सामग्री सहयोग उपकरण की पेशकश करेगा। तब यह संवेदनशील डेटा की सुरक्षा के लिए पर्याप्त रूप से कई रणनीतियों का समर्थन करने में सक्षम नहीं होगा। अगर कंपनियां ऐसे समाधान पर भरोसा करती हैं जो उन्हें ऑपरेटिंग मॉडल में मुफ्त विकल्प देता है, तो वे भविष्य के लिए अपने विकल्प खुले रखते हैं।"
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ओनक्लाउड के बारे में ओनक्लाउड ओपन-सोर्स डिजिटल सहयोग सॉफ़्टवेयर विकसित और एकीकृत करता है जो टीमों को किसी भी डिवाइस पर कहीं से भी फ़ाइलों तक आसानी से पहुंचने और सहयोग करने में सक्षम बनाता है। दुनिया भर में 200 मिलियन से अधिक लोग पहले से ही सार्वजनिक क्लाउड के विकल्प के रूप में ओनक्लाउड का उपयोग करते हैं - और इस प्रकार अधिक डिजिटल संप्रभुता, सुरक्षा और डेटा संरक्षण का विकल्प चुनते हैं।