La protection des données devient de plus en plus importante, alors que dans le même temps la quantité de données augmente rapidement. Sans approche stratégique, les entreprises sont perdues. Exterro montre comment les entreprises surmontent les quatre principaux obstacles sur la voie de la conformité au RGPD.
La grande variété de réglementations en matière de conformité et de protection des données constitue à elle seule un énorme défi. Les entreprises doivent se conformer à différentes réglementations dans le monde et même au sein de l'Europe, ce qui est rendu plus difficile par le fait que ces réglementations changent constamment. Ils sont donc confrontés à la tâche difficile d'adapter en permanence leurs processus internes afin qu'ils soient toujours conformes à toutes les spécifications. Ne pas le faire peut avoir de graves conséquences car les violations sont de plus en plus sanctionnées.
Quatre étapes pour se conformer au RGPD
- maintenir un inventaire des données. En termes simples, si les organisations ne savent pas où se trouvent leurs données, qui y a accès et qui en est responsable au sein de leur organisation, il n'est pas possible de se conformer aux réglementations sur la protection des données. Le problème s'aggrave chaque jour où une entreprise ne parvient pas à mettre à jour ou à maintenir son inventaire de données. Afin de créer un inventaire complet des données, il est donc important d'enregistrer et de prendre en compte tous les emplacements et sources de données - qu'il s'agisse de serveurs de fichiers, de services cloud ou de systèmes de messagerie. Les solutions modernes déterminent également les processus dans lesquels ces données sont intégrées, les durées de conservation auxquelles elles sont soumises et prennent en charge la définition des processus de suppression. Étant donné que les données sont constamment modifiées ou copiées, ou que de nouvelles données sont ajoutées, la collecte initiale de données ne suffit pas – l'inventaire doit être mis à jour régulièrement. Pour que cela se produise rapidement et ne consomme pas trop de ressources informatiques, des outils intelligents utilisent des méthodes statistiques, entre autres, pour détecter les changements de données et d'accès.
- Gestion des demandes d'accès aux données. Le traitement des demandes d'information ou de suppression conformément au RGPD peut prendre beaucoup de temps en raison de la quantité sans cesse croissante de données et du nombre croissant de sources de données - en particulier si de nombreuses demandes d'accès aux données personnelles (DSAR), également appelées accès aux données personnelles demandes dans ce pays, arrivent. Les personnes chargées de cela travaillent généralement avec des listes et des tableaux étendus, ce qui conduit à d'innombrables requêtes auprès de collègues afin de rassembler toutes les informations nécessaires. Cependant, les processus manuels prennent du temps et sont sujets aux erreurs. Ils sont également totalement inadaptés aux violations de données qui nécessitent une déclaration à l'autorité compétente dans les 72 heures et une notification aux personnes concernées. Une solution moderne offre des flux de travail automatisés et facilement personnalisables pour toutes les tâches et activités tout au long du processus DSAR, réduisant le temps nécessaire à quelques minutes.
- Réduction des risques tiers. Les fournisseurs tiers sont une chose qui a tendance à passer inaperçue en matière de conformité au RGPD. Plus précisément, quels partenaires et prestataires ont accès aux données de l'entreprise ? Et lesquels sont dangereux ? Les tiers qui travaillent avec des données sensibles de l'entreprise mais qui emploient des pratiques de sécurité laxistes augmentent le risque de violation de données. Une solution moderne de conformité GDPR crée des profils de risque pour les différents partenaires. Grâce à ceux-ci, les entreprises sont en mesure d'identifier à l'avance les dangers potentiels et d'y réagir de manière appropriée.
- Faire face aux violations de données. Selon le type de violation, une entreprise doit informer les régulateurs ou les clients dont les données sont affectées et conserver les dossiers d'enquête sur la violation pendant une période spécifique. Les exigences exactes dépendent des juridictions où les violations ont eu lieu et des réglementations qui s'appliquent à ces données. Cependant, la décision de signaler les incidents dans de nombreuses organisations est une combinaison de considérations objectives et subjectives, y compris lors de la détermination de la gravité réelle de l'incident. Orchestrer et communiquer correctement le processus de notification est essentiel pour être défendable en cas de violation de données et d'autres incidents. Les solutions modernes prennent en charge une procédure de signalement automatisée qui résiste également devant les tribunaux.
"Aujourd'hui, aucune entreprise ne peut se permettre d'être grossièrement négligente dans le traitement des données personnelles des consommateurs et des clients - les dommages à l'image seraient énormes et les amendes infligées pourraient également être très coûteuses. Cependant, très peu d'entreprises sont bien préparées à cela. Essayer de garantir la conformité au RGPD avec des feuilles de calcul Excel gérées manuellement est tout simplement impossible », explique Istvan Puskas, directeur des ventes DACH Corporate chez Exterro. « Avec une plateforme logicielle intelligente comme Exterro Legal GRC, tous les processus liés à la conformité au RGPD sont soigneusement orchestrés. De cette façon, les entreprises peuvent s'assurer qu'elles satisfont à toutes les exigences en matière d'e-discovery et de protection des données - et se conforment aux exigences légales à tout moment.
Plus sur Exterro.com
ber Exterro Exterro fournit des logiciels de gouvernance juridique, de risque et de conformité que les plus grandes entreprises, cabinets d'avocats et agences gouvernementales du monde utilisent pour gérer et protéger de manière proactive leurs processus complexes de protection des données, de conformité en matière de cybersécurité, d'opérations juridiques et d'investigation numérique. Le logiciel est le seul dans l'industrie qui combine toutes les exigences légales GRC au sein d'une seule plate-forme et offre des capacités d'automatisation étendues.